Business-Coaching in der Anwaltskanzlei – Von A – Z

Business Coaching in der Anwaltskanzlei erleichtert alle relevanten Geschäftsprozesse in der Kanzlei.

Interne und externe Herausforderungen
Es hilft Teams und Entscheidern bei schwierigen externen Aufgaben (Marktziele definieren, Strategie festlegen, pitches vorbereiten) und unterstützt bei größeren internen Herausforderungen (Streit / Misstrauen im Team, stagnierende Umsätze, bevorstehende Fusion, schlechte Führung).

Business Coaching besteht aus drei Kategorien:

• 1. Gehirnorganisation des Entscheiders (Führungsrollen ausfüllen, Werte leben, Persönlichkeit entwickeln, Entscheidungsparameter kritisch überprüfen)
• 2. Kultur nach innen (Folge der Strategie: Hierarchien, Führung, Konsistenz in der Entscheiderrunde, Fehlermanagement)
• 3. Marktpositionierung nach außen (Marktziele definieren, Strategie festlegen, Mandanten segmentieren, neue Mandantengruppen akquirieren, Marktposition anpeilen und kontrollieren).

A — Akquise & Ausrichtung

Akquise-Strategien enthalten und schaffen USP (Alleinstellungsmerkmale) und legen den Außenauftritt der Kanzlei über Jahre fest.

Anwaltsmarketing
Die passende Arbeitsorganisation sowie das komplette Anwaltsmarketing folgen aus dem Marktziel der Kanzlei.

Arbeitsorganisation
Die Arbeitsorganisation nach innen macht Prozesse effizient und für jeden transparent. Sie minimiert unproduktive Zeiten und sichert die Einhaltung strenger Fristen.

Ausrichtung
Die Ausrichtung der Kanzlei beschreibt ihren strategischen Schwerpunkt in Bezug auf Größe, Mandantenstruktur, geografische Präsenz und fachliche Spezialisierung.

B – Business Development & Branding

Fachpersonal aus dem BD (Business Development) kümmert sich um die Umsetzung des Businessplans.

Branding
Kanzlei-Branding ist der strategisch motivierte Aufbau einer starken Marke. Die Kanzklei – C.I. ist dabei nur ein kleiner Teil.
Branding baut auf Sympathie und Vertrauen: Wie soll die Kanzlei gesehen, erlebt und erinnert werden?
Markenidentität ist als Wettbewerbsfaktor entscheidend für den Erfolg von recruiting, Akquise und Mitarbeiterbindung.
Einheitliche Ansprache in Website, Social Media und Mandantenkommunikation ist Pflicht.

Branchenfokus
Es hält dabei den Branchenfokus ein, vergleicht eigene Leistungen mit denen des Mitbewerbs (Benchmarking) und treibt das Branding voran. Der Branchenfokus und festgelegte (hauseigene) Beratungsprodukte sind genau auf die Mandanten der gewählten Branche zugeschnitten.

Bestandsmandanten
Bestandsmandanten sind für Kanzleien entscheidende Umsatzgaranten: Sie sichern Effizienz durch bekannte Ansprechpartner und empfehlen die Kanzlei weiter. Ihr Cross-Selling Potenzial sichert Arbeitsplätze.

Businessplan
Der Businessplan überzeugt Banken, Kredite zu gewähren.

C — Coaching & Cross-Selling: 

Ein Business-Coaching der Partner kann culture skills festigen und Prozesse des Change Managements beschleunigen.

Cross-Selling
Cross-Selling als Akquise-Methode in der Zeitzone Gegenwart kann die Reputation der Kanzlei ebenso optimieren wie Compliance-Vorgaben.

„Chef-Sein“-Dilemma
Viele Juristinnen und Juristen sind exzellente Fachexperten, haben das professionelle Führen jedoch nie gelernt und meiden das Thema oft mangels Methoden.
Anwaltliche Vorgesetzte schätzen die Beziehungsqualität zu ihren Mitarbeitenden oft deutlich optimistischer ein, als diese es tatsächlich erleben.
Oft hilft ein Intensivtraining schon ausreichend.

Collaboration
Collaboration in der Kanzlei beschreibt die digitale, strukturierte und fachübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Berufsträgern und Mandanten:

• Digitale Tools: Cloud-basierte Plattformen ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten im Homeoffice oder an verschiedenen Standorten.
• Mandantenkommunikation: Dokumente und Nachrichten werden über sichere Kanäle papierlos und nachvollziehbar ausgetauscht.
• Fachübergreifender Austausch: Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer vernetzen ihr Wissen, um Mandanten ganzheitlich zu betreuen.
• Formen der Kooperation: Teamwork statt Einzelkämpfer bringt im Team oft mehr Erfolg als das Modell des reinen Einzelanwalts.

D — Digitalisierung & Delegation

Rechtzeitige Digitalisierung der Kanzlei kann vor allem über die digitale Mandantengewinnung nach außen und über die Delegation nach innen den entscheidenden Vorsprung vor dem Mitbewerb bringen.
Die Dokumentation aller Akquise-Prozesse in einem systematisch gepfegten CRM System untertützt diese Marktposition.

Digitalisierung
Analoge Arbeitsprozesse, Zettelschreiberei und Aktensuche gehören der Vergangenheit an.
Die komplette Dokumentenverwaltung und die gesamte Mandantenkommunikation sind digital, cloudbasiert und automatisiert. Vollständiges Erfassen, Scannen und Verwalten von Belegen und Akten, Mandantenportale und verschlüsselte E-Mail-Kommunikation sind selbstverständlich, ebenso wie der
ortsunabhängige Zugriff auf Kanzleisoftware, Mandantendaten und Akten über gesicherte Internetverbindungen.
KI-Tools und Automatisierungen für wiederkehrende Routineaufgaben, Fristenkontrolle, Texterstellung oder die Buchhaltung führen zu kürzeren Bearbeitungszeiten und deutlich geringeren Druck- und Portokosten.

Delegation
Chef sein heißt auch: Verlässlich delegieren und das Ergebnis kontrollieren.
Wer das Instrument der Delegation erlernt, ausprobiert und verfeinert hat, schwärmt.
Wer regelmäßig delegiert,

• wird entlastet
• spart Zeit
• nutzt Fähigkeiten seiner Mitarbeiter
• erweitert Fähigkeiten seiner Mitarbeiter
• gewinnt Vertrauen seiner Mitarbeiter
• wird als Vertrauensperson anerkannt
• gewöhnt sich Disziplin an
• wirkt als Chef sicher
• hört auf, Einzelkämpfer zu sein
• übt das „Loslassen“
• rückt „Führung“ in der Vorder- und Sachbearbeitung in den Hintergrund
• lächelt über seinen früheren „Primadonnenstatus“
• festigt die eigene Stellung in der Kanzlei
• kriegt seine Angst vor Fehlern im Griff

E — Effizienz & Employer Branding

Empfehlungsmarketing nach außen und Effizienzsteigerung nach innen gehören zusammen.
Kanzleien steigern ihre Attraktivität im recruiting durch eine starke, unverwechselbare Arbeitgebermarke und durch ein überzeugendes Eigenmarketing.

Effizienzsteigerung
Effizienzsteigerung gelingt durch das kluge Zusammenspiel von digitalen Prozessen, klarer Aufgabenverteilung und moderner Software.

• Cloud-Lösungen und elektronische Akten beschleunigen Fristenkontrolle, Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
• Mandantenportale erleichtern die alltägliche Kommunikation mit dem Mandanten.
• Künstliche Intelligenz (KI) erledigt Routineaufgaben.
• Checklisten für wiederkehrende Vorgänge sind besonders nötig, wenn die Kanzlei wächst oder sich ihre Aufgaben ändern.

Entscheidungen
Angst vor Festlegung, unnötigen Abstimmungen oder dem Beharren auf gewohnten Mustern erschweren Entscheidungen in der Kanzlei oder machen sie ganz unmöglich.
Arbeitsplatz gefährdendes Symptom: Endlose Debatten, vor allem in Partnersitzungen.

F — Führung & Führungsstile

Führung nach innen und Fachkräftegewinnung nach außen gehören zusammen.
und eine starke Feedbackkultur mit einem top-down eingeführten Fehlermanagement machen schon im Onboarding Mut, einen Fehler zu machen und diesen nicht zu wiederholen.

Fachkräfte
Durch attraktive, flexible und moderne Arbeitsplätze locken Sie Fachkräfte an – und Sie binden Mandanten: Kein Warten mehr am Telefon durch das Mandantenporal.

Führung
Führung muss als eigenständige Aufgabe und nicht als Nebenbei-Tätigkeit verstanden werden.
Vorgesetzte Anwältinnen und Anwälte sollten gezielt in Kommunikation und Mitarbeiterführung geschult werden.
Klare Ziele, offene Feedbackkultur und soziale Kompetenz bilden das Fundament moderner Mitarbeiterführung in der Anwaltskanzlei.

Führungsstile
Führungsstile lassen Raum zur Entwicklung starker MitarbeiterInnen. Traditionelle, autoritäre Anweisungen werden ersetzt durch integratives und kooperatives Miteinander, um Fachkräfte langfristig zu binden.

• • Autoritär: Die Kanzleileitung trifft alle Entscheidungen allein und gibt klare Vorgaben; dies führt in modernen Teams oft zu hoher Fluktuation.
  • Kooperativ: Entscheidungen werden gemeinsam besprochen, was die Eigenverantwortung und Motivation im Team stärkt.
  • Integrativ: Ein Ansatz, der Arbeitszufriedenheit, Leistungsbereitschaft und Kanzleikultur miteinander verbindet.

G — Geschäftsmodell & Gesprächsführung: 

Geschäftsmodelle von Kanzleien möchten oft mit weniger AnwältInnen mehr Umsatz machen.
Gehaltsmodelle und die Gewinnausschüttung pro Partner stehen dann auf dem Prüfstand.

Gewinnverteilung in der Anwaltskanzlei
Lockstep-System oder “Eat-what-you-kill”? Egoismus befördern oder Teamarbeit in Anwaltskanzlei und Cross-Selling in der Anwaltskanzlei behindern?
Entnahmesysteme sind Steuerungselemente, um das Unternehmen ertragreich zu halten.

Gesprächsführung
Durch eine strukturierte Gesprächsführung im Mandantengespräch und in allen Mitarbeitergesprächen gelingen Zeitersparnis und Reputation.
Sie ist sogar ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal.

Beispiele:

• Klären Sie Ziele, sichten Sie Mandantenbögen und richten Sie sich innerlich auf das Gespräch aus.
• Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre und kommunizieren Sie direkt das Gesprächsziele.
• Hören Sie aktiv zu, fassen Sie das Gehörte zusammen und stellen Sie offene Fragen.
• Bewerten Sie Chancen und Risiken, fassen Sie Ergebnisse zusammen und vereinbaren Sie verbindliche Handlungsschritte.

H — Honorar & Hierarchien

Ihre Honorargestaltung muss Ihre Umsätze absichern. Dazu stehen für den Einzelfall die Entscheidung für Pauschalen Zeithonorre oder RVG auf dem Prüfstand, ebenso wie Ihre öffentliche Honorarstrategie (Preis- oder Qualitätsführer?).

Hierarchien und Hierarchiefurcht in der Anwaltskanzlei
Ohne Über- und Unterordnung geht in Kanzleien nichts.
Hierarchien in der Kanzlei – und wie offen sie gelebt werden – zeigen Ihre innere Haltung als Unternehmer.
Schon Compliance- und Haftungsgründe machen eine Verantwortungshierachie notwendig.
Weisungs- und Kommunikationswege sind festgelegt.

Die angebliche “flache Hierarchie” als Symptom für Führungsunwillen
Nach dem Motto “Ein zahnloser Tiger ist besser als gar kein Raubtier” agieren führungsunwillige Führungskräfte ihre Rollenkonflikte auf dem Rücken ihrer Mitarbeiter aus:
Sie behaupten, in ihrer Kanzlei “flache Hierarchien” zu haben.
Wer flache Hierarchien nur behauptet, ohne sie mit dem Team und mit Hilfe von detailreichen Arbeitsplatzbeschreibungen offiziell eingerichtet haben,

• verunsichert das Team
• torpediert die Übernahme von Verantwortung
• entmachtet Führung
• gefährdet den Umsatz

I — Innovation & Internet

Innovation und fest umrissene Inhouse-Beratungsmodelle (als Produkt des Hauses) sind der Treiber für sichere Arbeitsplätze. Was die Identität der Kanzlei darüberhinaus ausmacht?
Im besten Fall viele weitere Ideen, bei deren Umsetzung der Ideenentwickler eine Belohnung erhält.

Internetauftritt
Ersetzen Sie SEO durch KI SEO.
Texten Sie dazu Ihre Interseite um.
Bieten Sie Ihrer Zielklientel ausführliche Informationen, so dass Ihre conversions steigen.
Darüber hinaus:

• Ads: Self-made-online-Werber fallen gern auf Googles „Es-ist-alles-ganz-einfach-Mantra“ herein. Sie praktizieren allein durch Anwenderfehler bisweilen eine hemmungs- und nutznutzlose Geldverschwendung
• Blogs: “content is king”: Als strategisches Instrument zur Online-Akquise sind sie unverzichtbar. Blogartikel haben attraktive Nutzenargumentation schon im Titel: “Die 7 wichtigsten Schritte vor einer Scheidung”
• Call-to-action: Durch CTA (call-to-action) – Buttons („Hier Buch bestellen“, „Hier Video sehen“, „Artikel lesen“, Newsletter bestellen“ etc.) löst Ihre Seite beim Besucher einen direkten Handlungsimpuls aus.
• Datenschutz (DSGVO): Sichern Sie Ihre Website und Kontaktformulare rechtlich absolut ab, um Abmahnungen zu vermeiden.
  E-Mail-Marketing: Nutzen Sie regelmäßige Newsletter, um bei bestehenden Mandanten für Folgegeschäfte im Gedächtnis zu bleiben.
• Fachportale: Registrieren Sie sich auf Plattformen wie anwalt.de, um direkt von suchenden Mandanten gefunden zu werden.
• Glossar: Durch ein Glossar finden Suchmaschinen reichlich Querverlinkungen, die sie als Qualität bewerten. Es besteht aus alphabetisch gelisteten Begriffen mit Kurzdefinitionen vieler relevanter (d.h. durch den unbekannten Sucher eingegebenen) Suchwörter.
• Honorarstruktur: Veröffentlichen Sie Ihre Honorare auf der Kanzleiwebseite. Entscheiden Sie zuvor: Wollen Sie am Markt der Qualitätsführer sein? Oder wollen Sie der Kostenführer sein?
• Impressum: Rechtspflichten, um einer Abmahnung zu entgehen, sind geregelt in Im “Digitale-Dienste-Gesetz” vom 6. Mai 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 149).
• Keyword: Keywords sind alle Begriffe, die der unbekannte Mandant in die Suchmaschine eingibt, um Ihre Leistung, Ihr Rechtsgebiet und Ihren Ort zu finden. Keywords führen den unbekannten Sucher zu Ihnen.
• Long Tail Marketing: Das long tail Marketing richtet die gesamte Webseite auf inhaltsbasierte Suchanfragen aus. Das Gegenteil ist die short head Suche. Ein „Blog“ hält Ihre Seite mit relativ wenig Aufwand aktuell, frisch und lesenswert.
• Nutzenargumentation: Der Mandant will gewiss nicht lesen, dass Sie „Arbeitsrecht machen“ (das weiß er längst!), sondern dass er mit Ihrer Hilfe „erfolgreich Abfindung verhandeln“ oder „ressourcenschonend einen Sozialplan erstellen“ kann.
• Presseportale, Online: Durch Pressemitteilungen zeigen Anwälte – auch online – ihre Kompetenzen und gewinnen (über den Umweg weiterer Multiplikatoren wie Journlisten, Blogger, Influencer), damit schließlich das Vertrauen potenzieller Mandanten.
• Qualitätssignale: Interessenten brauchen in wenigen Sekunden Qualitätssignale auf der Sach- und auf der Beziehungsebene, d.h verständliche, konkrete Information über alles, was ihnen nützt. Darunter sind Fachinformation („Was schaffe ich durch den Anwalt?“) und Vertrauenssignale („Begreift der Anwalt meine Situation?“)
• SEO: SEO heißt Suchmaschinenoptimierung: Wer online Ihre Leistung sucht, ohne Ihren Namen zu kennen, muss Ihre Webseite finden. Dabei hilft S.E.O. („Search Engine Optimization“).
• Trefferliste: Auf der begehrten ersten Treffer-Seite befinden sich oben maximal vier und unten unter den organischen (= nicht bezahlten) Treffern in der Regel weitere zwei oder drei bezahlte Treffer.
• Usability: Die Benutzerfreundlichkeit einer Webseite (“usability”) wird durch regelmäßige Besuche des Suchmachinen-Crawlers (s.o.) ermittelt. Sie ist ein Rankingfaktor in Suchmaschinen und bezeichnet, dass sich die Webseiten schnell öffnen, ständig aktuaslisiert werden sowie übersichtlich (z.B. sofort Zugang zum Direkt-Kontakt) gestaltet und einfach zu navigieren sind.
• Visibility: Sichtbar (“visible”) sein im Netz: Das ist Voraussetzung für die Ausweitung Ihrer Online-Reputation. Sie schaffen das, wenn Sie um die Keywords Ihres Zielmandanten herum Ihre Texte verfassen und immer aktualisieren.
• YouTube Marketing: Die Nutzung der Video-Plattform YouTube für Marketingzwecke, um Inhalte zu teilen, Markenbekanntheit zu steigern und Zielgruppen anzusprechen.
• Zielgruppenanalyse und ihre Folgen im Online-Marketing: Die Kanzlei-Strategie analysierte bereits die angepeilte Zielgruppe, lange bevor die Webseite online geht.

J — Juristische Marke & Jobs

Jobs zu vergeben? Heute präsentieren sich Kanzleien den BewerberInnen (und nicht umgekehrt), um die besten Leute zu bekommen. Auch durch die Presse und eigene gute Beziehungen zu (Fach-) Journalisten wird die Attraktivität der Kanzlei als Arbeitgeber gestärkt. Die Einführung von Jahresmitarbeitergesprächen dient einer effizienten und empathischen Führungsstruktur.

Jobs und recruiting
Erfolgreiches Recruiting in einer Anwaltskanzlei erfordert strategische Ansätze, um im harten Wettbewerb um qualifizierte Juristinnen und Juristen zu bestehen.
Beispiele:

• Nachwuchsförderung: Binden Sie Studierende und Referendare bereits frühzeitig durch Praktika oder wissenschaftliche Mitarbeit an die Kanzlei.
• Employer Branding: Zeigen Sie Präsenz auf dem juristischen Arbeitsmarkt und machen Sie die Unternehmenskultur nach außen hin sichtbar.
• Karrierepfade: Kommunizieren Sie transparente Entwicklungsmöglichkeiten und Spezialisierungen innerhalb der Fachbereiche.
• Weiterbildung: Investieren Sie in kontinuierliche Fortbildungen und Trainings, da dies ein starker Anziehungspunkt für Top-Talente ist.
• Gezielte Ansprache: Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Motivationen von Bewerbern – je nachdem, ob es sich um eine Großkanzlei oder eine regionale Boutique handelt.

K — Kanzleistrategie & Kommunikation

Kanzleimarketing folgt aus der gemeinsam erarbeiteten Kanzleistrategie, nicht umgekehrt.
Kommunikation ist die Schlüsselqualifikation in der Kanzlei.
Kündigungen gehen vor allem auf fehlende Kommunikation zurück.
Konfliktmanagement setzt lange ein, bevor der Konflikt das tut. Prophylaxe ist nötig – und möglich.

Warum ist eine Kanzleistrategie wichtig?
Ohne eine Strategie mutet eine Kanzlei an wie eine Ansammlung verwirrter Einzelkämpfer.
Eine Strategie gibt jedem Richtung, Verantwortung und Fokus.

Strategie verbessert die Kanzleiperformance in 10 Bereichen:

1. Differenzierung: Durch eine Kanzleistrategie unterscheidet sich eine Kanzlei von einer anderen, auch bei ähnlichem Portfolio.

2. Flexibilität: Der Rechtsmarkt ändert sich ständig, derzeit durch KI grundlegend. Angepasste Strategien sichern Umsätze der Kanzlei.

3. Akquise: Mandanten werden gezielt gewonnen. Spart viel Geld und Energie.

4. Unterschiede: Mandanten erkennen und honorieren Unterschiede zu anderen Kanzleien.

5. ABC-Analyse: Klare Richtung – Innerhalb der Kanzlei weiß durch die Strategie jeder, was wichtig und was unwichtig ist.

6. recruiting: Passende Mitarbeiter können einfacher gewonnen und gebunden werden.

7. Zukunftssicherheit: Eine flexible Strategie macht die Kanzlei fit für weitere Marktentwicklungen (derzeit KI).

8. Kanzleiorganisation: Strategie erleichtert Kostenkontrolle, Umsatzplanung, Ablaufsoptimierung und Delegation.

9. Onlinemarketing: Die Webseite bietet alle Inhalte fokussiert auf eine Zielgruppe. Akquisestark für KI Bot durch AI SEO.

10. Businesspartner: HR und business development arbeiten effektiver und mehr Hand in Hand. CRM wird einfach.

L — Leadership & lockstep & long tail

Leadership heißt Führung. Die Fähigkeiten und Fertigkeiten dazu werden in anwaltlichen Ausbildungen nicht antrainiert und fehlen daher.
Ein Indiz für fehlenden Führungswillen von Anwälten ist das ungefragte Erwähnen sog. “flacher Hierarchien”, die niemand offiziell eingeführt hat.
Loyalität von Mitarbeitern darf niemand erwarten, der sich die nicht verdient hat.

lockstep
Das ist ein Vergütungssystem in Anwaltskanzleien, bei dem sich das Gehalt oder der Gewinnanteil nach der Dauer der Kanzleizugehörigkeit (Seniorität) richtet.
Jedes Jahr rücken Anwälte oder Partner eine Stufe auf der Gehaltsleiter nach oben.
Sie haben dadurch keinen Leistungsdruck beim Umsatz.
Ein Business-Coach hilft bei der Einrichtung eines zum Kanzleiziel passenden Entnahmensystems.

• Nachteil: Top-Performer fühlen sich oft unterbezahlt, was zu Abwanderung zu leistungsorientierten Kanzleien führen kann.

Long tail Marketing
Die long tail Suche ist ein Online-Problemlösungsverhalten eines zukünftigen Mandanten.
Ein Long-Tail-Sucher gibt in einem Satz oder in einer Frage sein Problem in die (KI-) Suchmaschine ein (short head Sucher geben nur Stichworte und Ort ein).
Inhaltsstarke Kanzleiwebseiten werden daraufhin von KI-Bots zitiert oder von Suchmaschinen gefunden.
Fokussierte Sucher gelten als generell leichter abschlussbereit und viel glücklicher, wenn sie sofort einen Problemlöser finden.

• Vorteil: Long tail Sucher wollen wirklich einen Anwalt engagieren. Sie sind leicht durch Kompetenzpräsentationen (bereits in der Webseite) zu überzeugen.

M — Mandantenkommunikation & Marketing

Die Marktanalyse ist – nach der Definition des Marktziels – der wichtigste Baustein der Kanzleistrategie.
Aus ihr folgen die Mandantenakquise und später die Mandantenbindung. Das sind alles A-Aufgben in der Kanzlei.
Das Mandantenfeedback sollte nach dem Mandat durch die Assistenz flächendeckend eingeholt, öffentlichkeitswirksam in Google My Business präsentiert und ausgewertet werden.

Mandantenkommunikation
Bei der Mandantenkommunikation muss ein Anwalt in Deutschland

• Verschwiegenheit wahren
  Anwälte unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht. Informationen über das Mandat dürfen grundsätzlich nicht unbefugt an Dritte gelangen. Das betrifft auch Gespräche, E-Mails, Unterlagen und Telefonate.
• Datenschutz beachten
  Personenbezogene und insbesondere mandatsbezogene Daten müssen angemessen geschützt werden. Bei E-Mail, Messenger, Cloud-Diensten oder Videokonferenzen sollte deshalb auf sichere Kommunikationswege geachtet werden.
• Mandanten verständlich informieren
  Juristische Fachsprache sollte so erklärt werden, dass der Mandant die Situation tatsächlich versteht:
  Was ist passiert?
  Welche rechtlichen Möglichkeiten gibt es?
  Welche Risiken bestehen?
  Was kostet der nächste Schritt?
  Was muss der Mandant wann tun?
• Erreichbarkeit sicherstellen
  Ein Mandant sollte wissen, wann und wie er seinen Anwalt erreichen kann und wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann. Gerade bei Fristen oder dringenden Angelegenheiten ist eine klare Kommunikation wichtig.
• Realistische Prognosen abgeben
  Ein Anwalt sollte keine Erfolgsgarantie vermitteln, wenn der Ausgang eines Verfahrens unsicher ist. Chancen, Risiken und mögliche Kosten sollten möglichst früh transparent angesprochen werden.
• Kosten transparent erklären
  Der Mandant sollte verstehen, welche Gebühren bzw. Kosten entstehen können und wovon deren Höhe abhängt. Überraschungen bei der Abrechnung lassen sich dadurch vermeiden.
• Kommunikation dokumentieren
  Wesentliche Absprachen, Entscheidungen und Informationen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Das ist nicht nur organisatorisch sinnvoll, sondern kann auch für die spätere Bearbeitung des Mandats wichtig sein.
• Professionelle Grenzen einhalten
  Ein Anwalt sollte freundlich und empathisch sein, aber gleichzeitig professionell bleiben. Besonders bei emotionalen Mandanten ist es wichtig, Ruhe, Sachlichkeit und klare Grenzen zu bewahren.

N — Netzwerke & Neukunden

Neukundengewinnung gelingt oft durch eine Nischenstrategie, vor allem, wenn diese in online-Netzwerken erklärt wird. Netzwerkaufbau und -pflege gehören zur Akquise und sind daher A-Aufgaben in der Kanzlei. Nach innen ist die rechtzeitige Nachfolgeplanung ein Erfolgsfaktor für langfristige Kanzleierfolge.

Netzwerk:
Je sinnvoller das Netzwerk eines Anwalts, desto größer seine Chance, neue Mandanten zu gewinnen.
Zum Netzwerk einer Kanzlei sollten auch Veranstalter von Mandantenseminar, Vortrag oder Kongress gehören.
Netzwerke sind freiwillige, strategisch begründete, feste oder lockere Zusammenschlüsse von Gleichgesinnten mit dem Ziel, gemeinsame Interessen besser zu vertreten als allein und somit den Einfluss des Einzelnen oder einzelnen Kanzlei zu optimieren.
Netzwerke haben feste, lockere oder gar keine Aufnahmeregeln.
Netzwerke müssen sich keine Satzung geben, anders als ein Verein, tun es aber oft.

• Anwälte gründen Netzwerke, schließen sich ihnen an oder beauftragen sie, wenn sie dadurch Reputation, Umsatz und visibility im Netz steigern können.

Eine Nische finden ist Gold wert.
Einzelanwälte setzen häufig auf Prozessfächer, Privatklientel und eine Kombination aus Familien-, Arbeits-, Miet-, Straf- und Verkehrsrecht.
Damit sind sie statistisch vollkommen im Trend.
Wer es so macht wie sein Mitbewerber, bekommt auch nicht mehr als er.

• Wer nicht selbst Trends setzt, kann immer nur reagieren.

O — Online-Marketing & Onboarding:

 Durch Onboarding-Maßnahmen heißen Sie neue MitarbeiterInnen willkommen.
Ein Mentor kümmert sich um die Einarbeitung, der Chef stellt “die Neuen” in einer Kanzleiversammlung vor.

Online-Marketing 
Online-Marketing ist heute die Akquisemethode Nr. 1.
Texten Sie Ihre Webseite so um, dass sie von KI Bots empfohlen wird. Das gelingt, wenn Sie die SEO Ihrer inhaltsstarken Seite durch KI SEO ersetzen.
Weitere Tipps für erfolgreiche Kanzleiwebseiten:

1. Erfolgreiche Websiten überzeugen durch Inhalte. Die Webseite der Kanzlei wird zum wichtigsten Akquiseinstrument in Zeiten von KI.

2. Künstliche Intelligenz hat andere Regeln. In Zeiten von Ki hält KI SEO für Ihre Webseite zwar weitere Regeln bereit; dennoch bleiben inhaltsbasierte Webseiten auch hier führend. KI Suchmaschinen müssen durch Ihre Inhalte “gefüttert” werden, damit Ihr Text zitiert wird.

3. Suchmaschinenoptimierung (SEO) ist weiter ein Erfolgsgarant. Neben lokalen Suchanfragen lohnt sich die Optimierung auf hochwertige Inhalte, eine saubere Seitenstruktur, schnelle Ladezeiten, mobilfreundliches Design, interne Verlinkung und verständliche, konkrete Überschriften.

4. Der Ziel-Mandant bestimmt den inhaltlichen Aufbau der Seite. Wenn Sie wissen, wie Ihr zukünftiger Mandant tickt, können Sie ihn durch seine Keywords auf Ihre Seite bringen. Zur Kompetenzpräsentation verfassen Sie viele nützliche Unterseiten zu genau diesen Keywords.

5. Suchmethoden long tail und short head stehen für unterschiedliche Mandantenbedarfe. Wer long tail sucht, gibt viele konkrete Informationen über seine Suche und will wirklich einen Anwalt engagieren. Wer schort head sucht, sucht mit drei Substantiven: Rechtsanwalt, Rechtsgebiet, Ort – und will ggfs. erstmal eine nichtanwaltliche Beratung (kostenlos).

6. Ihre Sprache muss Bedarf des Mandanten genau treffen. Formulieren Sie kurz, konkret, präzise –das ist unerlässlich. Schreiben Sie kurze Sätze. Arbeiten Sie mit knappen Listen. Alle Hauptsachen müssen in Haupt- sätze.

7. Bewertungen durch Mandanten zeigen die Leistung des Anwalts. Positive Bewertungen gehören zu den stärksten Vertrauenssignalen. Nach erfolgreich abgeschlossenen Mandaten bittet die Assistentin höflich um eine Bewertung der Kanzleileistung.

8. Bloggen Sie ein Leben lang. Moderne Webseiten bestehen fast nur aus Blogs, die ständig und regelmäßig erweitert werden (z. B. www.superyachtforum.eu). Der „Blog“ hält Ihre Seite mit relativ wenig Aufwand aktuell, frisch und lesenswert.

9. LinkedIn und Social Media generieren neue Mandate. Nicht jede Kanzlei braucht alle Plattformen. LinkedIn eignet sich besonders für Wirtschaftsrecht, Arbeitsrecht oder B2B-Themen. gehen Sie dahin, wo Ihr zukünftiger Mandant ist.

10. Die Startseite muss attraktiv und informativ gestaltet sein. Probleminhaber brauchen Informationen in wenigen Sekunden auf der Sach- und auf der Beziehungsebene über alles, was ihnen nützt. Fachinformation („Was schaffe ich durch den Anwalt?“) und Vertrauen in ihn („Begreift der Anwalt meine Situation?“) sind zwei Erfolgskriterien.

P — Positionierung, PR & Pitch

Pressearbeit (PR = public relation) sorgt dafür, dass Dritte über Ihre Kanzlei sprechen.
Entwickeln Sie eine Kanzlei-PR.
Ihre Positionierung am Markt ist das Ergebnis Ihrer Strategieentwicklung, die ein Segmentieren von Mandanten erfordert und vereinfacht.

Einen pitch gewinnen
Auch durch einen gut vorbereiteten beauty contest (pitch) können Sie lohnende Mandate akquirieren.
Ein versierter Business Coach kennt die Regeln dieser Akquisemethode und unterstützt das Präsentationsteam, ihn zu gewinnen.

Das Team beeindruckt den Einlader durch

1. Reputation: Reputation ist in jedem Fall entscheidend für die Häufigkeit solcher Einladungen. Wer keinen etablierten Namen UND keine sichtbare Webpräsenz für das gewünschte Thema hat, wird selten eingeladen.

2. Präsentatoren: Die Anforderungen an die Präsentatoren werden schärfer. Ein Erfolgsfaktor für den Sieg war unter anderem der Umgang mit unmöglichen Zeiten, Orten und Begleiterscheinungen der Präsentation.

3. Vorbereitung: Suboptimal informiert in einen Beauty Contest zu gehen, das ist reine Geldverschwendung. Die Vorbereitungszeit kann bis zu 40x so lange dauern wie die Präsentation selbst. Fach- und Branchenwissen der eingeladenen Kanzlei werden vom Einlader vorausgesetzt, Vertrauensbeweise entscheiden über Sieg oder Niederlage.

4. Moderatorenstatus des Seniors: Die Frage eines Gastgebers wird vom Senior nicht beantwortet, sondern an einen der Junganwälte weiter geleitet. Der Teameffekt ist beeindruckend.

5. Präsentationsteam: Wer geht mit? Diese Frage richtet sich nicht nach Zeitplänen der Kanzlei, sondern nach dem Bedarf des Kunden. Teams wirken durch Antizipation des Bedarfs visionär und erfahren. Sie „matchen“ Seniorität, Hierarchieebene, Personenzahl, Geschlecht und Sprache des Anfragerteams.

6. Kommunikation: Ohne Kommunikation nützt die tollste Expertise nichts: Anwälten reden zu viel und fragen zu wenig. Sie schwurmeln herum beim Honorar. Der Senior redet, die Junganwälte kommen nicht zu Wort. Anwälte wollen immer ihr ganzes Wissen zeigen, nicht nur den benötigten Teil. Und sie tappen in die Dialogfalle (schauen nur den an, der gefragt hat, reden nur mit einem). Sie reagieren defensiv auf eigene Schwachpunkte.

7. Rhetorik: Sie beeindrucken sie die Einlader durch Fragen, aktive Sprache, Einwandbehandlung und Einwandvorwegnahme, Verzicht auf Passiv, Paraphrasen, klar strukturierte Botschaften, durch das Spezifizieren und Quantifizieren ihrer Kompetenz und durch den Perspektivwechsel.

8. Visualisierungen: Die elektronische Standard-Kanzleipräsentation ist für Anfrager immer redundant (die wissen alles über die Kanzlei!), visuell intolerabel und mit viel zu viel unsortierten Details. Stellen Sie bloß keinen Beamer an!

Q — Qualität & Quoten

Qualitätsmanagement überprüft die Qualität der in der Kanzlei generierten mündlichen, schriftlichen und organisatorischen Leistungen. Der rigide Mandantenfokus und der unbedingte Wille zum nachhaltigen Erfolg sind dabei Qualitätstreiber. Quoten regeln Organisatorisches (Frauenquote, Umatzquote, Personalkostenquote) und dienen als guideline für Managemententscheidungen.

Qualität Ihrer Kanzlei – 10 Gebote:
Mandanten können die Qualität anwaltlicher Arbeit nicht in „der Sache“ beurteilen und schauen deshalb auf kommunikative Details der Mandatsbearbeitung. Anwälte dagegen möchten ihre Qualität keinesfalls losgelöst von ihren Rechtskenntnissen definieren. Sie optimieren daher vor allem ihre juristischen Vorträge und ihre Fachkenntnisse.
Diese beiden Qualitätserwartungen begegnen sich nicht freiwillig.

1. Gebot: Mandanten verlangen Qualität
Mandanten haben ihre ganz eigene Vorstellung von “Qualität”: Kommunikative Details in der Mandatsbearbeitung führen zu Zufriedenheit oder zu Unzufriedenheit.

2. Gebot: Qualität liefern heißt: Bedarf erkennen und decken
Akquisestarke Anwälte liefern, was der Mandant braucht und nicht das, was zufällig gerade im Anwaltskopf vorhanden ist.

3. Gebot: Eine Weiterempfehlung ersetzt fünf neue Kontakte
Weiterempfehlungen durch den Mandanten sind der sicherste alle Qualitätsbeweise. Sie völlig kostenfrei, extrem energiesparend und entfalten nachhaltige Marketingeffekte

4. Gebot: Jede Beschwerde wird zu einem neuen Mandat.
Der pro-aktive und selbstkritische Umgang mit eigenen Fehlern macht nicht nur auf Mandanten, sondern auch auf Kollegen und auf eigene Mitarbeiter Eindruck und wird allseits honoriert.
Optimieren Sie Ihr Beschwerdemanagement

5. Gebot: Segment-Marketing ersetzt “Schrotschuss”- Desaster.
Früher suchten sich Mandanten ihren Anwalt aus. Heute ist das umgekehrt. Auch Anwälte kleinerer Kanzleien verstehen, dass sie sich wie Unternehmer aufführen müssen, wenn sie am Markt bestehen wollen.

6. Gebot: Der frühe Fachanwaltstitel ersetzt den Dauer-Allrounder.
Strategiebewusste Marktneulinge verschaffen sich den theoretischen Teil des Fachanwaltstitels in einem zukunftsträchtigen Segment bereits während des Referendariats und steigen mit diesem in ihre erste Kanzlei ein.
Spezialisierung und Ehrgeiz sind bewiesen. Das rockt die Bühne.

7. Gebot: Mandantengespräche sind Wohlfühlveranstaltungen
Der eine Kunde braucht im Erstgespräch viel Empathie, der andere viel Struktur. Der eine will viel sprechen, der andere viel hören. Der eine braucht small-talk, der andere hasst ihn. Der eine ist voller Sorge, der andere voller Zorn.
Ermitteln Sie diese Art von nicht-inhaltlichen Bedarfen und decken Sie sie.

8. Gebot: Erreichbarkeit ersetzt unwillige Audienzen.
Erreichbarkeit ist übrigens, anders als anwaltliche Rückrufe, eine B-Aufgabe, also in vollem Umfang an eine rhetorisch geschulte Assistentin delegierbar, die die Erreichbarkeit ihres Chefs „gefühlt“ sicherstellt, auch wenn er 1000 km entfernt ist.
Dazu braucht sie präzise Anweisungen.
Richten Sie Mandantenportale ein.

9. Gebot: Die „Marketingfrage“ ersetzt Geldausgaben
Die Marketingfrage (“Wie kamen Sie auf unsere Kanzlei?”) gehört in jedes Erstgespräch mit dem Mandanten und evaluiert die Wirksamkeit Ihrer Marketinginstrumente. Stellen Sie diese Frage nur, wenn Sie die Antwort auswertbar festhalten.

10. Gebot: Die Mandantenbefragung ersetzt Vermutungen.
Mandantenbefragungen sichern Ihre Qualität. Wer Mandantenbefragungen nicht nur macht, sondern ihren Ergebnissen tatsächlich folgt, ist der Konkurrenz immer um Längen voraus.

R — Reputation & Recruiting

Reputation einer Kanzlei ist das öffentlich wahrnehmbare Ergebnis aus jahrelang sichtbaren, hörbaren und organiatorischen konsistenten (gleich bleibenden) Einzelleistungen, auch nach innen:
Etwa 10 Berufsrollen bekleidet ein Anwalt pro Tag, ohne jemals zu schauspielern. Selbstmanagement beweist, wenn er in jeder Rolle unterschiedliche, passende Verhaltensweisen zeigt.

Reputationsaufbau in Kanzleien
Neben den eher technischen Methoden zur Reputationsgewinnung („early mover advantage“, Radiusarbeit, “track record“, Hebelwirkung und Sprungbrettmandate) entscheidet vor allem der Wille zur anstrengenden Reputationsarbeit über den Erfolg.
Reputation ist die Basis Ihres Geschäfts.
Achten Sie auf dies:

1. öffentliche Erklärung, wofür sie steht und stehen will:
Das tut sie in Broschüren, Artikeln, auf ihrer Webseite und in Vorträgen. “JUVE“ berichtet z.B. über eine „Duisburger Sozietät mit tiefen Wurzeln und langer Tradition im Ruhrgebiet, die seit Jahren zu den führenden Kanzleien in der Region zählt. Ihren hervorragenden Ruf am Markt verdankt Grüter ihrer auch überregional hochangesehenen Corporate Praxis. Der Beratungsbedarf der teils hochkarätigen Mandanten, zu denen die Kanzlei langjährige Beziehungen pflegt, nahmen nach dem Ende der Krise deutlich zu.“

2. Leistungsversprechen:
Ein authentisches Leistungsversprechen abzugeben und einzuhalten, ist die sicherste Bank: Jeder, der in unsere Kanzlei kommt, wird von derselben Sache X profitieren. Das betrifft nicht nur Rechtsgebiete und Fachwissen, sondern vor allem die kommunikativen Details in Mandatsannahme und -abwicklung.

3. Marke:
Eine Marke bilden und immer nach Einzigartigkeit und Eigenartigkeit suchen. Unterscheidbarkeit ist ein Erfolgskriterium. Suchen Sie nach Ihrem USP.

4. Segmentierung
Der erste Schritt zur Strukturierung Ihrer Mandantschaft ist die Segmentierung. Jene Anfragen die Sie nicht selbst abwickeln, müssen an einen qualifizierten Kollegen abgegeben werden, der nachgewiesener Maßen gute Arbeit abliefert. Alles, was dabei schief geht, geht gegen Sie schief.

5. Fortbildung:
Kommunikationstrainings machen die ganze Mannschaft fit für den Wettbewerb. Fortbildungen im Steuerrecht ergänzen bestens das Familienrecht.
Bieten Sie Ihren Auszubildenden und Ihren Junganwälten ein gutes Mentoring (alles andere ist langfristig zu teuer). Fordern und fördern Sie In-house Seminare für Ihre Mitarbeiter.

6. Persönlichkeit:
Reputation ist von Persönlichkeiten abhängig. Alle handelnden Personen einer Kanzlei sind zugleich „Außendienstmitarbeiter“, die die Kanzlei-Reputation stützen und entwickeln helfen. Introvertierte Anwälte werden das eher durch effiziente und qualitativ hochwertige Arbeit herstellen, extrovertierte eher durch Auftritte.

7. Dienstleistungshabitus:
Es gibt in der Kanzlei keine Wartezeiten, kein „Nein ohne Lösung“, keine bemerkbaren Mittagspausen, keine unwirschen Ansagen, besonders nicht durch Uhrzeiten auf einem Anrufbeantworter, keine Juristensprache gegenüber Nicht-Juristen, keine Bandwurmsätze, keine Verzögerungen, keine gebrochenen Versprechen(!), keine Verstöße gegen die Schweigepflicht durch herumliegende Akten, keinerlei servicefeindliche Bemerkung („Das geht nicht“) etc.

8. Management:
Die Kanzleiführung muss Ziele definieren, daraus Strategien entwickeln und aus den Strategien wiederum Aktionen. So stellen Sie sicher, dass keine Anwalt beliebig in der Gegend herum navigiert.

9. Controlling:
Wirksames Controlling ist nicht gerade des Anwalts liebstes Kind. Stellen Sie Verständnis für die Notwendigkeit von Controlling her, indem Sie auf eigene Kostenquoten hinweisen und Verfahren zur Kostensenkung einschlagen. Bedenken Sie dabei, dass die meisten Kanzleien, die von einem „Kostenproblem“ reden, in Wirklichkeit ein „Akquiseproblem“ haben.

10. Bewertungen:
Tragen Sie sich in Bewertungsportale ein. Überreichen Sie den lonk dorthin Ihren Mandanten ganz offensiv. Lassen Sie jeden Ihrer öffentlichen Auftritte und jedes Mandantengespräch bewerten.

11. Einzelkämpfer:
Echte Einzelkämpfer lassen sich nicht in Management-Strukturen einbinden. Geben Sie ihm eine Position als „Of counsel“.
Von dort aus hat er eine Sonderrolle. Er ist nicht mehr involviert in das Kanzleigeschehen, hat keine Mitspracherechte bei Unternehmensentscheidungen und unterliegt einem individuell verhandelten Entnahmemodus.

S — Strategie, S.W.O.T. & Sichtbarkeit

Sichtbarkeit (visibility) im Internet für die angepeilte Klientel ist dabei das A&O. Das kann durch SEO-Maßnahmen ebenso gelingen wie durch Social Media.

Motto: Wissen verschenken, Können verkaufen
Eine inhaltsstarke Webseite ist dafür eine Voraussetzung. Sie beantwortet Fragen des zukünftigen Mandanten konkret und liefert für zukünftige Mandate einen Vertrauensvorschuss.
Eine Spezialisierung auf eine Branche, ein Rechtsgebiet oder eine geographische Region ist dabei Pflicht.
Storytelling hilft bei der Präsentation.

Kanzleistrategie
Die Strategie einer Kanzlei ist die Umsetzung des vorher klar definierten Marktziels.
Chronologie ist entscheidend:

1. Ein Ziel gibt bekannt, wohin die Strategie führen muss.
2. Eine Strategie gibt bekannt, wohin das Kanzleimarketing führen muss.
3. Das Kanzleimarketing gibt bekannt, wodurch das gelingen wird.

Eine Kanzleistrategie braucht die SWOT-Analyse.
Die SWOT-Analyse hilft Ihnen, ein zuvor definiertes Kanzlei-Ziel mit Leben zu füllen.
Ihre Kanzlei hält dadurch den Kurs und entscheidet sich durch diese Analyse z. B. für den taktisch klugen Standort, für ein einziges Rechtsgebiet, für eine neue Kanzlei-Webseite, für inhouse Mandantenevents oder ein neues, eigenes Produkt.
Sie strukturiert diese Themen:

• Was haben Sie nach innen (Kanzlei) zu bieten?
• Was haben Sie von außen (Markt) zu fürchten?
• Was fehlt Ihnen noch nach innen (Kanzlei)?
• Was wird Sie von außen begünstigen (Markt)?

T — Teamcoaching & Telefonservice

Im Business-Coaching werden ganze Anwaltsteams Klienten, wenn sie zerstritten sind, vor großen Aufgaben stehen oder sich neu formieren, z.B. nach einer Fusion.

Telefonservice
Der Telefonservice ist die Visitenkarte der Kanzlei. Telefonservice ist zu 100 % in Seminaren trainierbar. Ein Business-Coach wird hier erst nötig, wenn Vorgesetzte das gut trainierte Telefonserviceteam in ihren Leistungen beschränken, z.B. durch fehlende der inkonsistente Anweisungen.

Was brauchen Teams in der Kanzlei?

1. Teamarbeit ist Akquisearbeit.
Kein Einzelner oder Vereinzelter kann heutige Mandantenanforderungen erfüllen. Eine strategische Marktpositionierung, eine unverwechselbare Reputation sowie das Segmentieren von Mandanten und Rechtsgebieten sind extern wirkende Faktoren; die Teamarbeit entspricht dem nach innen.

2. Was sind externe Teamentwicklungsmaßnahmen?
Team-Coaching, Team-Training und Team-Beratung können Teams helfen, ihre Aufgaben besser zu erfüllen. Dazu muss das Team sein Ziel sowie die Hndernisse dorthin kennen und benennen.
Nur dann kann ein erfahrener Coach / Trainer / Berater die passende Methode auswählen.

3. Was sind Risikofaktoren für Teamarbeit?
Sämtliche Risikofaktoren in Teams werden durch konsistente und klare Führung verhindert:
Bei diesen Symptomen kann ein Kanzleicoaching angezeigt sein: Vergangenheits- und Problemorientierung, rigide Beziehungsmuster, Schuldzuweisungen, Schweigen, Selbsterhöhung, inhaltliche Probleme, häufiges Fehlen oder Zu-Spät-Kommen einzelner Personen bei meetings, Rollen und deren Besetzungen unpassend, schlechtes Betriebsklima, schlechtes Benehmen, Intrigen, Gerüchte, Mobbing etc.

4. Woran erkennt man gut geführte Teams?
Erfolgreiche Teams erkennt man an niedrigem Krankenstand und geringer Fluktuation, an guter Arbeitsatmosphäre, an glasklarer Hierarchie (Projektteams), an klarer Arbeitsteilung, an regelmäßiger Kommunikation mit fallrelevanten Abteilungen der Kanzlei, an ertragreichen Präsentationen und an hindernisfreiem cross selling.

5. Was sind die Unterschiede zwischen Dauer- und Projektteams?
Dauer- und Projektteams bearbeiten Mandate.
Allerdings sind Zusammensetzung, Aufgaben, Hierarchien, Verantwortungsbereiche, Zeitabläufe und die Rolle von Konflikten unterschiedlich und teilweise entgegengesetzt, so dass sich ein genauer Blick auf beide Teamorganisationen lohnt.

U — Unternehmerisches Denken & Umsatz

In Kanzleien fehlt oft eine Unternehmensstrategie: Wen wollen wir als Mandanten? Und wie gewinnen wir genau die?
Umsätze stagnieren in der Folge, Anwälte begeben sich in Zeitnot, und MItarbeiter wandern ab.

Unternehmerisches Denken
Kanzleientscheider haben oft eine Kanzlei, managen sie aber nicht.
Unternehmerisches Denken ist gefragt, wenn eine Kanzlei nach vorn kommen will.
Die Rolle des Anwalts als strategischer Unternehmer gewinnt stark an Bedeutung. Rentabilität, Innovation und gezielte Akquise sichern das langfristige Überleben am Markt, während Rechtskenntnis durch jeden Interessenten vorausgesetzt wird.

Daraus folgen diese Tipps:

1. Mandantennutzen
Die fachliche Arbeit wird ausgerichtet und “verkauft” durch den Nutzen des Mandanten (nicht durch die eigene Genialität). Gefeiert wird, DASS der Mandant kauft (nicht, WAS er kauft).
Cross Selling und Upselling sind selbstverständlich.

2. Mandantensegmentierung (Strategie)
Mandantengruppen werden mit wirtschaftlichem Weitblick bereits durch die inhaltliche Komposition der Webseite aussortiert oder angelockt. up-selling spielt besonders für Neugründer dabei eine große Rolle.
Die ausgewählte Gruppe wird nach allen Regeln der Kunst verwöhnt und bedient, vor allem mit realistischen Prognosen, gehaltenen Versprechen und vollständiger, rechtzeitiger Aufklärung über das Honorar.

3. Personalpolitik
Wie in jedem anderen Unternehmen auch, legen Kanzleiinhaber und – Entscheider größten Wert auf eine vertrauensvolle Kooperation mit den Mitarbeitenden.

4. Kanzleiorganisation
Eine moderne Kanzlei erfordert strukturierte Prozesse, den Einsatz von Legal Tech zur Bearbeitung von Standardfällen und ein professionelles Teammanagement. Das ist für recruiting und Mitarbeiterbindung entscheidend.

V — Vertrauen & Veränderung

Vertrauen ist das Maß aller Dinge.
Selbst nach Misserfolgen bleiben Kollegen, Mandanten und Mitarbeiter, wenn das Vertrauen in Lösungen da ist.

Veränderungen
Veränderungen dürrfen niemals in der Umgebung einer Kanzlei schneller passieren als in der Kanzlei selbst.
Vorausschauendes Denken ist gefragt: bei KI, bei EU-Sanktionen, bei umsatzstarken Rechtsgebieten, bei der Personalauswahl etc.
Mit jeder Transformation bestehender Strukturen ist eine Veränderung der Rollen und Verhaltensweisen aller Beteiligten verbunden.
Das löst bei Entscheidern und ihren Mitarbeitenden gleichermaßen Angst aus.

1. Angst vor Veränderungen
AnwältINNen sind gewohnt, präzise, sicher und klar in der Rolle des Paragraphenkenners zu arbeiten.
Das Training von Unternehmerrollen ist in der universitären Aubildung nicht vorgesehen.

• Veränderungen durch neue Rollen, neue Verhaltens- und neue Denkweisen fühlen sich daher für viele zunächst wie Kontrollverlust an.

Externe oder interne Veränderungen
Veränderungen können extern bedingt nötig werden oder intern gewünscht sein, oder beides.

• TIPP: Alle Veränderungen müssen von oben angeordnet, von unten präzisiert, von allen gewollt, durch alle geübt, von jedem (auch den Partnern!) täglich bewiesen – und mit ständigem Feedback versehen sein.

Beispiel Mandantenfokus
Die Einführung einer mandantenorientierten Servicekultur mit dem einzigen Fokus auf den Mandantennutzen verändert alle Rollen aller Akteure bis ins kleinste Verhaltensdetail für immer. Das ist selten einfach.
Beispiel: Assistenz telefoniert in Ruhe mit dem Mandanten zu Ende, obwohl der Vorgesetzte vor ihr steht und erkennbar einen Auftrag hat. Die Assistenz braucht Ruhe, Unterstützung und sehr viel Selbstsicherheit, um ihr neues Verhalten an den neuen Mandantenfokus anzupassen.

• TIPP: Lassen Sie sich von Ihrer Assistenz ein 20-Punkte-Programm verfassen, durch das der Mandant einen besseren Service als bislang erhält – und halten Sie sich selbst an diese Punkte!

2. Veränderungen erzeugen auch bei den Entscheidern Angst und Misstrauen
Transparente Kommunikation und frühe Einbindung der Mitarbeitenden sind – ebenso wie die Definition neuer Rollen – Pflicht:
Wer erklärt, warum eine Umstellung notwendig ist (z. B. zur Mandantenzufriedenheit oder Effizienzsteigerung)?
Wer nimmt den Mitarbeitenden die Angst vor Abeitsplatzverlust oder endlosen, erneuten Fortbildungen?
Wer arrangiert Workshops, Feedbackrunden oder Pilotphasen, um Vertrauen (wieder) aufzubauen?
Und wer antwortet auf die typischen Einwände gegen Innovationen?

• Warum muss eine neue Kanzleisoftware eingeführt werden, wenn das bisherige System doch „funktioniert“?
• Warum soll plötzlich ein Mandantenportal eingeführt werden, wenn man seit Jahren erfolgreich ohne arbeitet?
• Warum sollen wir die Mandantenkommunikation weiter verbessern, wenn Mandanten sich gar nicht beschweren?
• Warum sollen wir als kleine Kanzlei die große KI nutzen, wenn darunter das Tagesgeschäft leidet?

Antworten: Schrittweise Transformation. Kleine Etappen, klare Verantwortlichkeiten, sichtbare Erfolge.

W — Wachstum & Werte der Kanzlei

Eine ausgefeilte Wachstumsstrategie sorgt dafür, dass die Kanzlei nicht schneller wächst als ihre Organisation. Ab etwa zehn Anwälten lohnt sich ein Büromanager.
Das Strategieinstrument SWOT-Analyse hatte die Entscheider gezwungen, den Wettbewerb genau zu untersuchen: Was können die besser / schlechter als wir? Was lernen wir von denen?

Werte in der Anwaltskanzlei
Jede Kanzlei hat sie, jede folgt ihnen, und nicht jede erkennt das:
Werte sind unumkehrbare mentale Wegweiser in einem apokalyptischen Wimmelbild aus tausenden von gleichrangigen Verhaltensmöglichkeiten.
Werte zeigen die eigene Richtung in nur einem Wort: Sicherheit, Image, Familie, Gesundheit, Bequemlichkeit, Geld, Selbstbestimmung etc:

Kanzlei-Werte bewusst einrichten
Wer Werte nicht bewusst eingerichtet hat, folgt oft negativen Werten wie Gleichgültigkeit, Beliebigkeit und Zeitverlust.
Wer dagegen eigenen Werte-Wegweisern folgt, schränkt seine eigenen Verhaltensmöglichkeiten drastisch ein und macht sich dadurch zu einem verlässlichen Partner für seine Umwelt.
Das gilt für negativ konnotierte Werte (Egal, was er macht; er ist und bleibt egoistisch) ebenso wie für positiv konnotierte (Egal, was er macht; er ist und bleibt verlässlich).

Jeder Wert sorgt für Verhaltensweisen, die diesen Wert stützen.
Gewählt wird jedes eigene Verhalten millisekundenschnell und traumwandlerisch sicher.
Das Verhalten folgt “automatisch” dem persönlichen Werte-Wegweiser, ohne es bewusst auszuwählen.

Werte müssen bleiben, Verhalten nicht
Wer sein Verhalten nachhaltig verändern möchte, muss verstehen, welchen eigenen Wert das bisherige Verhalten bis dahin stützte. Das neue Verhalten muss denselben Wert stützen.
Der Grund: Werte sind – anders als Verhaltensweisen – Bestandteil der Persönlichkeit; sie dürfen und können nicht einfach verändert, ersetzt oder gar abgeschafft werden.

Jede Verhaltensänderung muss eigene Werte stützen.
Daraus folgt: Wenn das negativ folgenreiche Verhalten bislang z.B. den Wert Bequemlichkeit stützte (Mandanten nicht zurückrufen), muss das künftige, geänderte Verhalten denselben Wert stützen (Bequemlichkeit heißt dann: Ruhe haben vor seinen weiteren Anrufen und den ständigen, verzweifelten Appellen der Assistenz, indem man den Mandanten sofort zurück ruft, alles Organisatorische auf die Assistenz delegiert oder feste Rückrufzeiten einrichtet).

X — X-perten & X-cellence: 

Reiner Rechtsrat reicht in vielen Mandaten nicht aus:
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater unterstützen bei Fusionen (M&A) und bei der Bewertung von Unternehmen.
Finanzanalysten bewerten wirtschaftliche Schäden und prüfen Bilanzen.
Ingenieure sind unverzichtbar im Umwelt- und Baurecht.
IT- Experten richten KI-Software ein.

Nicht-Anwälte als Sozien
Seit der BRAO-Reform vom 1. August 2022 dürfen Ingenieure und Anwälte gemeinsam ein Unternehmen gründen.
Sie bieten seitdem juristische und technische Beratung aus einer Hand an.

Nicht-Anwälte auf dem Briefkopf der Kanzlei
Ingenieure (egal, ob als Partner, Angestellter oder sogar nur freier Mitarbeiter der Kanzlei) dürfen seit dem 1. August 2022 auf dem Briefkopf einer Kanzlei aufgeführt werden, sofern der Mandant nicht irregeführt wird.

Bedingung:
Der Name des Ingenieurs muss räumlich getrennt (z.B. in einer separaten Spalte oder im Fußtext) stehen und mit einem deutlichen Zusatz wie „angestellter Ingenieur“, „technischer Mitarbeiter“ oder „freier Mitarbeiter (Ingenieur)“ versehen sein.

Y — Young Lawyers & Young Lawyers & Theorie Y:

Im Führungskräfte-Coaching besagt Theorie Y (im Gegensatz zu Theorie X), dass Mitarbeiter von Natur aus motiviert sind, gerne Verantwortung übernehmen und Freude an der Arbeit haben. Coaches nutzen dies, um den Führungsstil von „Kontrolle“ auf „Vertrauen und Befähigung“ umzustellen.

Young Lawyers – Rolle
Durch Nachwuchsförderung sichert sich die Kanzlei langfristig ökonomisch ab.
Young Talents schließen die typische 20-Jahr-Lücke (zweitältester Partner ist 40, Ältester 60) rechtzeitig.

Young Lawyers – Talentförderung
Die Talentförderung für Young Lawyers (junge Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte) ist für moderne Wirtschaftskanzleien der Schlüssel zur langfristigen Mitarbeiterbindung und Qualitätssicherung.
Angesichts des Fachkräftemangels investieren Kanzleien heute strategisch in strukturierte Programme, die weit über das bloße “Learning by Doing” hinausgehen.

Die 5 Säulen einer modernen Talentförderung

1. Fachliche Weiterbildung & Spezialisierung
Fachanwaltstitel: Kanzleien übernehmen oft die Kosten und gewähren Sonderurlaub für die Lehrgänge.
Akademische Abschlüsse: Förderung von Promotionen oder LL.M.-Programmen (oft durch Freistellungsmodelle oder finanzielle Zuschüsse).Kanzleiinterne Akademien: Regelmäßige Updates zu aktueller Rechtsprechung und Legal Tech.

2. Soft Skills & Kanzleimanagement
Verhandlungsführung: Training von Taktiken in schwierigen Mandantengesprächen.
Zeit- und Projektmanagement: Effiziente Organisation von Großmandaten.
Legal Tech Kompetenz: Umgang mit KI-Tools, Dokumentenanalyse-Software und automatisierten Prozessen.

3. Business Development & Networking
Mandantenkontakt von Tag 1: Frühzeitige Einbindung in Pitches und Besprechungen, statt reiner “Backoffice-Arbeit”.
Personal Branding: Unterstützung beim Verfassen von Fachartikeln,
Halten von Vorträgen
Aufbau eines professionellen LinkedIn-Profils.

4. Mentoring & Feedback-Kultur
Buddy-Systeme: Ein erfahrener Associate (nicht der Partner) steht als Ansprechpartner für Alltagssorgen bereit.
Partner-Mentoring: Strukturierte Karrierebegleitung durch erfahrene Partner.
360-Grad-Feedback: Regelmäßige, transparente Feedbackgespräche statt nur einmal im Jahr.

5. Internationalität & Secondments
Client Secondments: Vorübergehende Entsendung direkt in die Rechtsabteilung eines Mandanten (Inhouse-Perspektive).
International Secondments: Arbeit in Partnerkanzleien oder ausländischen Standorten (z. B. London, New York).

Z — Ziele & Zukunft

Zieldefinition steht ganz oben auf der Führungs-Agenda einer (neu gegründeten) Kanzlei. Zielvereinbarungen mit einzelnen Mitarbeitern in Jahresgesprächen beziehen sich darauf.
Herkömmliches Zeitmanagement versagt in Kanzleien, weil es erst ansetzt, wenn Mandate schon da sind. Strategisches Zeitmanagement hilft beim Aussortieren von Anfragen.

Warum fehlen Ziele oft in Anwaltskanzleien?
Durch fehlende, zu unkonkrete oder nicht von allen Entscheidern eingehaltene Zielvereinbarungen ziehen die Entscheider nicht an einem Strang.
Das ist richtig schlecht für das recruiting. Intern verzettelt sich die Kanzlei-Organisation, Zeitnnot entsteht und MitarbeiterInnen erleben Demotivation.

Das hat fünf vermeidbare Gründe:

1. Kaufmännische Ausbildung fehlt
Anwälte sind keine Kaufleute. Sie machen es daher nicht wie Geschäftsleute: Geschäftsleute definieren ihr Geschäftsziel, richten sich nach betriebswirtchaftlichen Kennzahlen, kennen ihren break-even-point und fertigen Jahresberichte an.

2. Sachliche Gründe
Oft vermischen sich hier Vorwand und Einwand gegen eine Zielfestlegung: Die Kanzlei löst sich eh demnächst auf, wird umstrukturiert, ist eine Bürogemeinschaft mit Einzelinteressen oder hat ihr Ziel längst erreicht.

3.Methoden-Unkenntnis
Anwälte wissen nicht, wie sie ein Ziel definieren können.
Dadurch greifen sie zu schmerzhaft folgenlosen Wünschen, erkennbar an lockeren Sprüchen, denen alle zustimmen und denen niemand folgt (“Wir wollen mehr Umsatz machen.”).

4. Angst
Einige Anwälte haben Angst vor gemeinsam definierten Zielen.
Sie fürchten insgeheim ihre Degradierung und torpedieren im anschließenden Kanzleialltag die Umsetzung der gemeinsam gefundenen Strategie durch passive Aggression.

5. Egoismus
Destruktive Alltagsinszenierungen indizieren eine Gleichgültigkeit des Akteurs gegenüber seiner Umgebung und dem Kanzleierfolg. Sie geben liebgewonnene  Angewohnheiten gegen den Partnerbeschluss nicht auf und rechnen weiter nach RVG ab, führen drei Kalender und rufen nicht zurück.

6. Glaubenssätze
Glaubenssätze sind für ihren Inhaber realistischer als die ihn umgebende Realität.
Ihre Folge: Gegenwarts- und Vergangenheitsfokus torpedieren die Zukunftsarbeit (“Was früher erfolgreich war, kann heute nicht falsch sein”).
Anwälte weigern sich, bei einer Zieldefinition mitzumachen, da diese jahrzehntelangen Gewohnheiten zugunsten eines rigiden Mandantenfokus einen Riegel vorschiebt.

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