1. Definieren Sie ein Kanzleiziel.

Dies ist anfangs die wichtigste aller Führungsaufgaben, denn: Ohne Ziel kein Weg.
Zunächst tilgen Sie alle folgenlosen Wünsche (“Wir wollen Umsatz machen”) und ersetzen sie durch folgenreiche Ziele.
Mehr zu Zieldefinitionen in der Anwaltskanzlei
Entscheiden Sie also lange vor dem ersten juristischen Arbeitstag, als wer Sie am Markt bekannt sein werden: Bundesliga Erbrecht, lokaler Meister im Familienrecht, furchtloser Berater von Kommunen mit eigenem Schwimmbad, Alleswisser im internationalen Immobilienkauf oder Stadtprimus im Arbeitsrecht.

• Folgen Sie dabei vor allem Ihrer Lust und Ihrem Talent.

2. Legen Sie eine Strategie fest.

Erst wenn Sie das Ziel kennen, definieren Sie Ihre Kanzlei-Strategie (griech: στρατηγία‚ Feldherrentum), also den Weg dorthin.
Auf diesem Weg sind Hindernisse, Risiken und Chancen, die alle vor dem ersten Schritt bekannt sind (ähnlich einer Navigationsapp, die den Stau ansagt, bevor Sie reinfahren).
Dazu lernen Sie den Mitbewerb mit seinen Stärken und Schwächen kennen und benennen. Sie lernen Trends und Chancen sowie Risiken gesellschaftlicher Entwicklungen kennen – und nutzen sie für Ihre Entscheidung.
(Weiter lesen: Wie die S.W.O.T – Analyse Ihnen bei der Strategieentwicklung hilft)
Dann bestimmen Sie Ihre zukünftige Klientel genauer.
Das können Sie machen nach Branchen (alle Schornsteinfeger, Zoodirektoren), Rechtsgebieten, Orten oder Funktionen (alle Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen, alle Krankenhausärzte).

• Je deutlicher das Segmentieren von Mandanten ausfällt, desto einfacher ist später das Kanzleimarketing.

3. Erschaffen Sie ein Marktpositionierung.

Ihre Positionierung ist erst geglückt, wenn die von Ihnen ausgewählte Klientel Ihre Leistungen sieht und kauft.
(Weiter lesen: Coaching-Bericht: Marktpositionierung einer mittelständischen Kanzlei )
Dazu muss Ihre Leistung aus der Sicht der zukünftigen Klientel “besser” sein als die des Mitbewerbs.
Das kann bedeuten: näher dran, günstiger, barrierefreier Zugang zum Anwalt durch Vortrag beim Mieterverein, verständlicher erklärt, Aufsatz im Business-Presseportal, nützlicher, cooler aufgemacht, sympathischere Personen, beeindruckender track record, persönliche Anrede, größere Kanzlei (schnellerer Zugriff auf weitere Problemlösungen = one-stop-shop ), reputationsstarker Kanzleiname, eindeutiger USP etc.

• Ihre Zielmandanten – und nicht Sie – entscheiden, wie gut Sie Mandantenbedürfnisse abdecken.

4. Entscheiden Sie eine Online- und Akquisestrategie.

Online-Strategie
Die beste Suchmaschinen-Optimierung und die professionellste, schnellste, aktuellste und inhaltsreichste Kanzleiwebseite können niemals langfristig sicherstellen, dass Ihre Webseite von SEO oder AI SEO gefunden wird.
Rechtsratsucher verändern durch KI grundlegend ihr Suchverhalten und generieren Ergebnisse auf technisch ganz neuen Wegen.
Stellen Sie also sicher, dass Ihr Online Auftritt von KI Nutzern gefunden wird.
Wege dorthin: KI-Tipps für Kanzleien

Akquisestrategie
Eine Akquisestrategie ist ein systematischer (also: immer wiederholbarer) Plan, wie die Kanzlei neue Mandanten gewinnt.
Aus der Akquisestrategie folgen die Segmentierung von Mandanten, das geplante Erreichen genau dieser Zielgruppe, das Entwickeln passender Produkte, das Promoten der für sie nützlichen Kernbotschaft und schließlich die Erfolgsmessung.
Wege dorthin: Wie eine Kanzlei einen neuen Mandanten gewinnt

5. Richten Sie eine Kanzleikultur ein.

Kanzleikultur besteht aus top-down von den Partnern eingerichteten und von ihnen im Alltag vorgelebten, selbst gemachten, verbindlich erwarteten und von allen verwendeten Denk, Fühl- und Verhaltensregeln innerhalb einer Anwaltskanzlei.

Unterschiedliche Kanzleikulturen lassen sich in drei Bildern zusammenfassen:

• Jägerkulturen: Ihr höchster Wert ist Profit:  So setzen Jägerkulturen in Anwaltskanzleien auf Eigeninitiative, Energie und Intelligenz ihrer Jagdpartner und unterstützen deren Jägerqualitäten durch ihre rein umsatzbasierte Gewinnverteilung (“eat-what-you-kill“).
• Gärtnerkulturen: Ihr höchster Wert ist Tradition. Anwaltskanzleien in der Tradition von Gärtnerkulturen vereinen jahrzehntelang erprobte Wachstums-Konzepte mit dem Ziel, eigene Gewächse sorgfältig über Jahre hinweg selbst zu pflanzen, zu düngen und zu vermehren. Sie unterstützen ihre treuen Mitarbeiter durch ein reines lockstep-Entnahmesystem.
• Händlerkulturen: Händlerkulturen sind als einzige am Markt ungefährdet. Sie agieren immer vorausschauend, pro-aktiv und aus Kundensicht. Sie kennen den künftigen Bedarf ihrer Mandantschaft und “rennen nicht dahin, wo der Ball ist, sondern wo der Ball sein wird“ (Zitat RA Nico Kuhlmann, Hogan Lovells). Sie praktizieren meet-the-need, entwickeln eigene Produkte und herausragende Serviceleistungen. Sie honorieren das Engagement ihrer Anwältinnen durch modifizierte Entnahmesysteme.

  Weiter lesen über Kanzleikultur

6. Legen Sie eine Honorarstruktur fest.

Die Gegenleistung zahlt der Mandant.
Wie diese Gegenleistung berechnet, in die Kanzlei-Strategie eingebunden und (z.B. in der Kanzlei-Webseite) nach außen präsentiert  werden sollte, um eine gewinnbringende Kongruenz zwischen Mandantenstamm und Honorarstruktur zu erschaffen, das ist eine Wissenschaft für sich.

Weiter lesen: Wie Sie den für Ihre Kanzlei notwendigen Stundensatz berechnen

Wollen Sie die Kosten- oder die Qualitätsführerschaft? 
Das ist eine strategische Frage.
Erstellen Sie bei Kanzleigründung zunächst Ihren Businessplan; der zwingt Sie selbst zur ausdrücklich dargelegten Kanzleistrategie und bietet Ihnen eine Art Controlling.
Entscheiden Sie danach vor allem, ob sie für die sog. Kosten- oder die Qualitätsführerschaft am Markt bekannt sein wollen:

• Qualitätsführer: Sie wollen die qualitativ beste Leistung zu einem angemessen hohen Preis anbieten.
• Kostenführer: Sie wollen durchschnittlich gute Qualität zu möglichst geringen Kosten produzieren und am Markt durch ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis wahrgenommen werden.

Weiter lesen über die Honorarinformation m Mandantengespräch

7. Beachten Sie unterschiedliche Funktionen von Teams.

Drei Arten von Teams machen die Arbeit in Anwaltskanzleien. Alle drei Teams haben unterschiedliche Aufgaben im Alltag, sind unterschiedlich zusammengesetzt und benötigen unterschiedliche Führung:

• Gruppe: Eine “Gruppe” innerhalb einer Kanzlei besteht aus Personen derselben Hierarchiestufe, die üblicherweise nicht im Alltag zusammenarbeiten. Alle Assistenten bilden eine solche Gruppe, alle angestellten Anwälte eine andere, alle business developer (HR, IT, CRM, Controlling) eine dritte und alle Entscheider bzw. Seniorpartner eine vierte.
• Dauerteam: Ein Dauerteam innerhalb einer Kanzlei bearbeitet alle Stufen eines Mandates von der Anfrage bis zur Rechnung. Es besteht aus Personen diverser Hierarchiestufen, die kontinuierlich im Alltag zusammenarbeiten.
  Alle Mitarbeiter eines Standorts können ein solches Team sein, die Arbeitsrechtler und Steuerrechtler zusammen mit ihrer Assistenz ein weiteres und die gesamte Kleinkanzlei ein drittes (z.B. zwei Assistenten und ein Anwalt).
• Projektteam: Normalerweise ist das die einzige Formation, die bewusst, zielgerichtet und zeitlich begrenzt eingesetzt wird.
  Immer, wenn ein großes Mandat durch mehrere Rechtsgebiete und Beratungsschritte bearbeitet wird, gründet sich ein Projektteam.
  Es ist immer in unterschiedlichen Hierarchien und rein nach Expertise zusammengesetzt, wird nie formell geführt (sondern immer informell, also durch einen Inhaber von Informationen), hat einen scharfen Aufgabenfokus und einen festen Zeitrahmen.

Weiter lesen: Teams in der Anwaltskanzlei

8. Trainieren Sie Selbstmanagement.

Das wichtigste aller Geschäftsfelder ist (und bleibt bis in Ihr hohes Alter) das Areal zwischen Ihren Ohren.
Der Wettbewerb im Anwaltsmarkt ist für Gründer unbestritten hart, Ihre Erst-Orientierung ist entweder durch Wankelmut oder durch die trügerische Sicherheit der Kanzlei Ihrer Eltern bestimmt, und der Blick auf’s Konto lässt Ihnen anfangs Tag und Nacht keine Ruhe.

• Sie werden vom ersten bis zum letzten Tag Ihrer Anwaltstätigkeit keine externe Anforderung erleben, die wichtiger ist als Ihre persönliche Reaktion darauf.
• Trainieren Sie also Ihr Gehirn auf Gelassenheit, Struktur, Eigenverantwortung – und den unbedingten Fokus auf Spaß. Schließlich ist Gesundheit Ihr höchstes Gut!

Weiter lesen: Selbstmanagement fuer Kanzleigruender

9. Jetzt erst: Entscheiden Sie über Kanzleimarketing.

Erst wenn Ziel, Strategie, Mandantenstamm und Mitarbeiter da sind, geht es ans Kanzleimarketing.
Auch das Kanzlei-Marketing gehört zur Akquise und damit zu den A-Aufgaben in einer Kanzlei.
Es ist nur top down einzuführen, also von oben nach unten.

Weiter lesen: Kanzleimanagement

Kanzleimarketing braucht

• Führung: Wählen Sie einen einzigen Verantwortlichen in der Partnerriege. Der gibt Ziele vor und kontrolliert Ergebnisse.
• Zeit: Vergessen Sie alle Vorstellungen von sofortigen Erfolgen. Ohne Marktdurchdringung geht nichts.
• Geld: Geben Sie einem Marketing-Verantwortlichen ein festes Budget von ca. 2 % Ihres durchschnittlichen Jahresumsatzes. Falls Sie mit Kanzlei-Webseite, Linked-In Profil, Kanzlei-Broschüren, Mandantenbefragungen, Vorträgen, Mandanten-Events etc. gerade erst beginnen, starten Sie furchtlos und unbeirrt mit bis zu 10 % im ersten Jahr und verzichten Sie dafür lieber auf Urlaub.
• Rückhalt: Halbe Sachen sind ganze Katastrophen! Verpflichten Sie jeden Anwalt und jede Assistentin zur Einhaltung jener Regeln, die Sie gemeinsam in der Partnerrunde für das Kanzleimarketing beschlossen haben.
• CRM (=Client Relationship Management-System). Ein CRM-System bedeutet eine Vielzahl ineinandergreifender Maßnahmen, die kontinuierlich und von allen Kanzleimitarbeitern im Alltag beachtet werden.

10. Instruieren Sie Ihre business development und human resources Teams.

Ab einer gewissen Größe / Ausrichtung verstärken Kanzleien ihre Außenwirkung durch Spezialisten im Bereich der Geschäftsentwicklung (BD = business development) und ihre interne Entwicklung durch professionelle Personalentwickler (HR = human resources).
Eine kluge Führung bindet beide Spezialisten von vornherein in die Strategiefindung der Kanzlei ein oder gibt das schon gefundene Ziel vor.
Gegenseitige Erwartungen müssen dabei sehr konkret geklärt und Prozesse und Verantwortlichkeiten präzise definiert sein.

Natascha Rausch, Operating Partner for Law & Consulting Firms fordert drei Maßnahmen, damit BD effizient eingesetzt werden kann (Zitat):

• 1. Klare Definition, welche Aufgaben BD übernimmt – und was bei den Anwälten bleibt. BD darf nicht zur internen Pitch-Assistenz verkommen, sondern muss inhaltlich eng eingebunden werden. Dafür muss auch die Frage “Was bedeutet Erfolg in BD?” vor Einstellung eines BD’lers beantwortet sein.
• 2. {…} Die besten Teams entstehen durch Diversität in Denkweisen und Kompetenzen. Statt nur nach “Passung zur Kanzleikultur” und “hat Kanzleierfahrung” zu suchen, sollte der Fokus auf den benötigten Kompetenzen liegen.
• 3. BD kann nur funktionieren, wenn die Erwartungen zwischen Partnern, Associates und Business Services frühzeitig abgestimmt sind. Klare Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten und regelmäßiger Austausch verhindern spätere Enttäuschungen.