1. Kanzleikultur ist Teil der Strategie.

Strategie identifiziert die Instrumente zum Erreichen des Marktziels nach außen (Positionierung, Akquise, Marketing) und Instrumente zum Erreichen des Kanzleiziels nach innen (Kanzleikultur).

• Kanzleierfolg ist nur möglich, wenn alle an einem Strang ziehen.
• Partneraufgabe ist, dass das gelingt.

Kanzleikultur-Coaching rettet Arbeitsatmosphäre
In einem Kultur-Coaching definieren die Führungskräfte der Kanzlei kulturelle Leitlinien, unter denen sie sich selbst sowie alle Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Anwälte der Kanzlei wohl fühlen.
Führung, verlässliche Hierarchien und konsistente Anweisungen sind das Gebot der Stunde.

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2. Eine gute Kanzleikultur stabilisiert Umsätze.

Vertrauen ist der Energielieferant Nummer 1.
Mitarbeiter und Mandanten fühlen sich wohl, wo sie gewürdigt werden.
Diese Folgen wurden beobachtet:

• Fluktuation und Krankenstand sind gering.
• Mitarbeitende empfehlen die Kanzlei weiter.
• Neue Kolleginnen und Kollegen werden gut integriert (Onboarding).
• Fehler werden offen thematisiert, allen zugänglich gemacht und von niemandem wiederholt.
• Konflikte werden offen und lösungsorientiert angesprochen.
• Mandanten und MitarbeiterInnen bleiben der Kanzlei langfristig treu.
• Leistung und Menschlichkeit werden gleichermaßen gewürdigt.

3. Kanzleikultur wird top-down eingeführt.

Partner entscheiden offiziell, welche Kultur sie einführen werden mit vielen Details.
Sie tun das in einem Kanzleimeeting, an dem alle Mitarbeitenden teilnehmen.
Das Meeting wird detailreich protokolliert.

bottom-up-Management
Alle Mitarbeitenden haben nun zwei Wochen lang die Möglichkeit, Ergänzungen vorzunehmen und bei der Effizienz der Umsetzung korrigierend einzugreifen.
Durch dieses “bottom-up” – Management schaffen sie den Feinschliff der Kultur und sind äußerst motiviert durch Eigeninitiative und Selbstbestimmung.
Das Protokoll wird nach 14 Tagen um Umsetzungsvorschläge “von unten” erweitert.

recruiting
Alle neuen MitarbeiterInnen erhalten das zu einer Kulturbroschüre verfeinerte Ergebnis mit allen Verhaltensanweisungen in allen Geschäfts- und Organisationsfeldern.

Verstöße
Genau wie beim Fehlermanagement (Punkt 7) werden Verstöße sofort kommuniziert: Entweder untereinander durch Feedback oder – in gravierenden Fällen – durch ein Mitarbeitergespräch mit dem Vorgesetzten.
Ziel: Kein Verstoß wird wiederholt.

Kultur der “umkehrbaren Botschaft”
Wenn Partner einen “Kultur-Fehler” begehen, werden sie u.U. durch Mitarbeiter darauf angesprochen, genau wie umgekehrt.
Auch Partner dürfen diesen Fehler nicht wiederholen.
Diese “Kultur der umgekehrten Botschaften” erfordert viel Mut auf allen Seiten und wird – in manchen Kanzleien nach einer 2-monatigen Probezeit – tatsächlich eingeführt.
Die “Kultur der umgekehrten Botschaften” sorgt für Humor und Vertrauen untereinander.

Mehr lesen: Kanzleipartner verantworten die Kanzleikultur

4. Offensive und transparente Mitarbeiterführung sorgt für Bindung.

Neben dem jährlichen Jahresmitarbeitergespräch, dem situativen Kritikgespräch unter vier Augen, den Motivations- und Zielführungsgesprächen gibt es noch das unregelmäßige, konstruktive Feedback.
Es kann konkretes Lob enthalten, Anerkennung ausdrücken oder tiefere Wertschätzung transportieren.

• Mehr lesen zu Lob, Anerkennung und Wertschätzung
• Mehr lesen zu Training Mitarbeiterführung

5. Ein rigider Mandantenfokus wird eingerichtet.

Je eindeutiger eine Kanzlei ihre gesamte Kultur und Kommunikation nach innen sowie ihre Akquise und ihr gesamtes Auftreten nach außen nach Mandantenerwartungen ausrichtet bzw. diese Erwartungen übertrifft, desto erfolgreicher wird sie sein.
Durch einen rigiden Mandantenfokus – vor allem praktiziert in sog. Händlerkulturen -, können Kanzleien u.U. sogar eine gewisse Alleinstellung am Markt erreichen.

Schnelle Orientierung und Verhaltensanpassung
Nichts gibt für das eigene Verhalten eine so schnelle Orientierung wie dieser Punkt.
Die unbedingte Konzentration auf das, was der Mandant benötigt, hilft bei der sofortigen Moifizierung ehemaliger Verhaltensweisen.

Beispiel 1: Der A-Mandant
Der Assistent der Anwältin weiß natürlich, dass er sie bei der Mandatsarbeit nicht stören darf. Seine Chefin hat ihm allerdings eine Liste mit drei A-Mandanten gereicht, für die das nicht gilt.

Beispiel 2: Der verlässliche Rückruf
Zweimal in der Woche hat der Anwalt in dieser kleinen Kanzlei feste Rückrufzeiten eingerichtet, jeweils 2 Stunden lang, immer zwischen 15 und 17 Uhr. In diesen Zeiten wird nur über Rechtliches / Taktisches geredet.
Alles Organisatorische macht die Assistenz, auch die Vorbereitung dieser Telefonate und die Terminierung der Rückrufe im 20 Minuten-Takt.

Beispiel 3: Zusagen verbindlich einhalten
Es gibt keine unrealistischen Zusagen mehr als Reaktion auf subjektive Mandantenfristen. In der Partnerversammlung wurde entschieden, das Honorar für alle Arbeiten zu verdoppeln, sobald der Mandant eine Erledigung innerhalb von zwei Arbeitstagen oder weniger ernsthaft durchsetzen möchte.

Beispiel 4: Pro-aktives Cross Selling
Cross-Selling ist ein Akquiseinstrument. Es bezeichnet die Ausweitung eines derzeitigen Auftrags und ist damit ein Akquisetool in der Zeitzone Gegenwart. Pro-aktiv und empathisch weiten alle Anwälte ihre Mandate aus, um Mandanten zu binden und Umsätze pro Mandat um mindestens 50 % zu erhöhen.

Mehr lesen: Cross Selling

6. Zentrale Werte werden von Partnern vorgelebt und von anderen verlangt.

Respekt, Kommunikation, Verlässlichkeit und vor allem Konsistenz (alle sagen und tun das gleiche auf die gleiche Weise) zählen zu den Core-Werten einer Kanzlei. Sie werden von Partnern vorgelebt, damit in allen Abteilungen die Werteorientierung gelingt.

Rollenklarheit
In der Chefrolle verhält sich der Vorgesetzte völlig anders als in der Beraterrolle. Jede anwaltliche Rolle verlangt ein angepasstes Verhalten, so dass die Umgebung profitiert und die Durchsetzung gelingt.
Kongruente Rollenbesetzungen sichern Arbeitsplätze in der Kanzlei und halten alle gesund. Verlässlichkeit ist eng an kongruente (passend gelebte) Rollenbesetzung geknüpft.

• Mehr lesen: Inkongruente Anwaltsrollen in der Kanzleifuehrung

Wertewegweiser
Wer seinen Wertewegweisern folgt, schränkt seine Verhaltensmöglichkeiten drastisch ein und macht sich dadurch zu einem verlässlichen Partner für seine Umwelt.
Das gilt für negativ konnotierte Werte (Egal, was er macht; er ist und bleibt egoistisch) ebenso wie für positiv konnotierte (Egal, was er macht; er ist und bleibt verlässlich).

• Mehr lesen: Werte in der Kanzleikultur

7. Fehlermanagement verringert Fehler.

Keine Fehlerkultur gibt es nicht: Wo ein Fehler vertuscht, verharmlost, anderen in die Schuhe geschoben und ihr Produzent bestraft, gemieden oder in der Hierarchie zurückgestuft wird, zeigt sich eine restriktive Fehlerkultur.
In einer Kanzlei mit konstruktiver Fehlerkultur ist konstruktives Fehlermanagement für alle Mitarbeiter und alle Partner so normal wie Zähne putzen: Fehler werden unverzüglich entdeckt, gemeldet, beschrieben, kategorisiert, allen anderen schriftlich mit Lösung vorgetragen – und niemals wiederholt.

• Mehr lesen: Fehlermanagement in der Anwaltskanzlei

8. Die Entwicklung Einzelner wird gefördert.

Persönliche Karrierewege werden durch Mentoring, fachliche (RVG) und organisatorische (Rechtsfachwirt) Fortbildungen gestützt. Karrierewege werden im Jahresmitarbeitergespräch offiziell festgehalten und ggfs. jährlich aktualisiert. Fortbildungsbedarf wird dort erörtert.

9. Gesunde Arbeitsbedingungen

Gesundheitsförderung führt zu niedrigem Krankenstand und dauerhaftem Leistungswillen.
Alle sollen täglich gern zur Arbeit kommen.
Realistische Arbeitsbelastung, flexible Arbeitsmodelle und faire Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben werden gewährleistet.
Überlastung wird vor allem durch klare Delegation und konsistente Führung vermieden.
Sport- und Essensangebote runden das Gesundheitsmanagement ab.

• Der mächtigste Gesundheitsboost ist und bleibt die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

10. Arbeitsorganisation wird auf alle Schultern verteilt.

Vorgesetzte geben nur das Ziel (eines Telefonats, einer Aktenbearbeitung, einer Weidervorlage) vor, nicht den Weg, um dorthin zu kommen (Das verhindert Mikromanagement).
Die Assistenz hat alle organisatorischen Aufgaben dem Mandanten gegenüber (Terminsvergabe, Vollmacht mailen, Hausaufgaben geben und nachfassen).

• Delegation in der Anwaltskanzlei muss trainiert werden.

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