Effektives Zeitmanagement in einer Kanzlei ist eng mit deren Marktstrategie verbunden – und gerade NICHT nicht mit Zeitplanbüchern, „Pufferzonen“ und „Zeitdieben“. Bevor das Mandat erstmals in die Kanzlei kommt, setzt das Zeitmanagement der Kanzlei an und antwortet auf die erste Frage:
„Will ich mir leisten, dieses Mandat anzunehmen?“
Ein effektiver Zeitnutzer setzt VOR der Aufgabe an, die geschafft werden muss, ein effizienter setzt BEI der Aufgabe an.
Der effektive Zeitnutzer geht nicht chronologisch vor, sondern „kairotisch“.
Er fragt also nicht: „Wie lange dauert die Reise?“ sondern „Ist die Reise notwendig?“
Erkenntnis: Die Vorgeschichte einer Aufgabe schafft das eigentliche Zeitproblem.
Es ist kein Wunder: Anwälte ärgern sich über die ganze Zeit, die sie mit dem Ausfüllen von Zeitplänen vergeuden, um dann festzustellen: Ich bin immer noch nicht Boss über mein Zeit!
Ständig kommt etwas dazwischen, und B-Aufgaben beanspruchen meine ganze Aufmerksamkeit!
Eine neue Lösung für dieses alte Problem verspricht mein Aufsatz „Zeitmanagement„.
Chronos ist Vater des Zeus, Kairos ist der Sohn des Zeus.
Opa und Enkel repräsentieren – mit der starken Symbolik von „Chronos und Kairos“ – unsere heute noch gültigen, entgegen gesetzten Sichten auf das Phänomen „Zeit“:
Mein Aufsatz Zeitmanagement in der Anwaltskanzlei enthält eine spektakuläre Tabelle (© Johanna Busmann) und viele Anstöße für den Arbeitsalltag.
Herkömmliches Zeitmanagement hilft bekanntlich, bestehende Aufgaben zu ordnen und dadurch in den Griff zu kriegen. Das ist in einer Anwaltskanzlei der erste Schritt zur Niederlage. Geeignet sind dagegen alle Priorisierungsmaßnahmen, die vor dem Mandatseingang ansetzen.
In meinem Interview mit LTO erläutere ich Details.
Zeitmanagement definiert sich durch Werte, nicht durch Minuten. Die Frage lautet nicht: „Wie lange dauert die Reise?“ sondern „Ist die Reise notwendig?“ Zeitmanagement setzt VOR jenem Event an, das angeblich „Zeit vergeudet“ und „gestrafft“ werden muss. Ergebnis: Entscheidungen in der Vorgeschichte des Events schaffen in der Regel das eigentliche Zeitproblem.
Wer seinen Mandanten den Weg in die Sprechstunde einmal ohne Termin erlaubt, wird weitere solcher Ansinnen nur mühsam abwehren können.
Ein Vertrauensverhältnis zu neuen Mandanten zu erwirtschaften, ist die Basis der Akquise.
Im Erstgespräch oder eben auch im Smalltalk gelingt das in manchen Fällen schon beim ersten Satz, in anderen Fällen erst beim ersten Schriftsatz. Egal wie lange: Diese Zeit ist es WERT.
Dagegen wird ein Anwalt, der Rückrufe nicht wie versprochen erledigt, viel teure Zeit vergeuden: leider nicht nur seine, sondern auch die der Assistentin und des Mandanten.
Ein kluger Anwalt wird also bei jeder Entscheidung fragen: „Dient es meiner Strategie?“
Nur gleichrangige Tätigkeiten können gleichrangig abgekürzt werden.
Mit anderen Worten: Werthaltiges verdient Zeit ohne Limit, Abzuarbeitendes – außer objektiven Fristen – nicht.
Wer Akquisegespräche, das Mittagessen mit dem Multiplikator oder das Kritikgespräch mit dem Mitarbeiter „aus Prinzip“ abkürzt, schadet der eigenen Strategie. Wer die Zeit für Aktenbearbeitung, nicht fristgebundene Schriftsätze und Organisation NICHT abkürzt, schadet seiner Strategie ebenfalls.
Der Zusammenhang zwischen Zeitnot und eigenem Denken bleibt oft unerwähnt.
Nicht die Anhäufung von Aufgaben verursacht Zeitnot, sondern allein die Gedanken, die die Aufgabenhäufung beim Probleminhaber auslösen.
Wer als Anwalt über Fristsachen denkt, sie könnten bis zum Tag des Ablaufs unbearbeitet bleiben, bringt sein gesamtes Backoffice und sich selbst in größte Zeitnot. Alle müssen alles verschieben, nur weil „noch eine Fristsache dazwischenkommt“.
Und wer denkt, er müsse die „gefühlten Fristen“ mancher Mandanten sklavisch einhalten, bewirkt zusätzlich noch das Gefühl eigener Defensive.
Der Glaubenssatz „Der Mandant wandert ab“, wenn ich seine Vorgaben nicht einhalte, zeigt zweierlei: Ich bin nicht der „Boss im Schloss“, und ich gefährde sogar mein Image, denn ich weigere mich aus Angst, mit dem Mandanten beidseitige Verhaltensweisen verbindlich abzusprechen.
Dr. Jochen Theurer, selbst Anwalt, beschreibt in seinem Buch erfolgreiche und erprobte Strategien von Arbeitsorganisation und Zeitmanagement. Endlich ein Ratgeber, der Werte ordnet statt Minuten – und der das anwaltliche Denken (und nicht das Event von Außen) als hauptsächlichen Zeitdieb enttarnt.
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