Fehlermanagement in der Anwaltskanzlei

Fehlermanagement in einer Anwaltskanzlei bezeichnet den systematischen Umgang mit Fehlern und Beinahe-Fehlern.
Ziel ist nicht nur, einen einzelnen Fehler zu korrigieren, sondern Ursachen zu erkennen, Wiederholungen zu verhindern und Fehlerfurcht zu minimieren.

• Fehlermanagement wird in der Partnerrunde entschieden und überall in der Kanzlei gleich gehandhabt.
  Es hat nichts Beliebiges.

Der Anwalt ist ein traumatisierter Null-Fehler-Stratege.

“Jeder Fehler kann den Kopf kosten”. Anwälte wurden in ihren Ausbildungen mit buchhalterischer Präzision auf Fehlervermeidung gedrillt.
Im akademisch dominierten Null-Fehler-Universum, über dem das Damoklesschwert “Haftung” schwebt, gilt nun mal die Null-Fehler-Toleranz – besonders sich selbst gegenüber.

Verharmlosen, vertuschen, bestrafen
Wer diese Ausbildung überlebt hat, möchte naturgemäß eigene Fehler verharmlosen oder gar nicht sehen und – quasi als kosmischen Ausgleich – die Fehler anderer sofort bestrafen.
Verharmlosen, vertuschen, bestrafen – das ist Sand im Getriebe für alle Organisationen mit gewissen Erfolgswünschen und erst recht pures Gift für alle Kanzleien mit reellen Marktzielen.

Fehler sind für Anwälte sexy – wenn der Gegner sie macht.

Gegnerische Fehler machen Anwälte glücklich; der eigene Mandant strahlt endlich.

Eigene Fehler passieren nicht?
Euphorisierenden Attribute aller Art fehlen dagegen bei eigenen Fehlern.
Solange Anwälte als „erfolgreiche Anwender der juristischen Methode buchhalterisch, vergangenheitsbezogen und fehlerorientiert“ denken, verstecken sie eigene Unzulänglichkeiten gern hinter der nächsten Klageschrift.

Kultur der Angst
Das Verstecken eines (eigenen) Fehlers ist motiviert durch eine Kultur der Angst und führt so gut wie immer zu weiteren Fehlern.
Um hier gegenzusteuern, wäre zunächst eine Definition des Wortes “Fehler” hilfreich.

Typische Fehler in einer Kanzlei

• eine Frist wird versäumt
• ein Schriftsatz wird an die falsche Stelle geschickt
• eine wichtige Information wird nicht an den Mandanten weitergegeben
• ein Dokument enthält einen falschen Namen oder ein falsches Aktenzeichen
• eine Wiedervorlage wird nicht richtig erfasst
• eine gesetzliche oder gerichtliche Vorgabe wird übersehen

Ablauf des Fehlermanagements

In einer Kanzlei ist Fehlermanagement besonders wichtig, weil Fristen, Verschwiegenheitspflichten und berufliche Sorgfaltspflichten eine große Rolle spielen.
Ein scheinbar kleiner organisatorischer Fehler kann erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Folgen für den Mandanten haben.

• Fehler erkennen und melden: Fehler sollen möglichst früh und ohne Angst vor Schuldzuweisungen angesprochen werden.
• Fehler dokumentieren: Es wird festgehalten, was passiert ist, wann es passiert ist und welche Folgen entstanden sind.
• Ursache analysieren: Man fragt nicht nur „Wer hat den Fehler gemacht?“, sondern vor allem: Wodurch konnte dieser Fehler passieren?“ Beispielsweise kann eine unklare Zuständigkeit oder eine fehlende Kontrolle die Ursache sein.
• Fehler korrigieren: Zunächst werden die unmittelbaren Folgen begrenzt – etwa durch eine nachträgliche Handlung, Information des Mandanten oder Kontaktaufnahme mit dem Gericht.
• Fehlerwiederholung vermeiden: Zum Beispiel können Vier-Augen-Kontrollen, Checklisten, klare Zuständigkeiten oder bessere Fristenkontrollen eingeführt werden.

Haftungsträchtige Mandate erhöhen die anwaltliche Fehlerfurcht.

Das Damoklesschwert “Haftung” schwebt Tag und Nacht über und in Anwaltsköpfen.
Es verursacht schlechte Träume, unbegreifliche Nebensätze (leider auch mündlich) und eine ungeschickte Risikoaufklärung im Erstgespräch.
Erfahrene Anwälte verstehen sofort, welche Mandate haftungsrechtlich relevante Fehlerquellen enthalten.
Da bedeutet Prophylaxe weit mehr als nur “Aufpassen”, denn die gesamte Kanzlei-Existenz kann auf dem Spiel stehen.

Um Fehler zu vermeiden, ist es z.B. möglich (Aufzählung nach RA Professor Martin Diller, GleissLutz),

• fehlerträchtige Mandate von vornherein abzulehnen
• die Haftung gegenüber dem Mandanten vertraglich zu beschränken
• sich über die gesetzlichen Mindestgrenzen hinaus zu versichern
• sich für besonders risikoträchtige Teile des Mandats eine Zweitmeinung einzuholen
• spezialisierte Kollegen mit einer Untervollmacht auszustatten
• sich in fehlerträchtigen Mandaten besonders gut bezahlen zu lassen

Die Angst vor dem Scheitern an einer komplexen Aufgabe kann zwar situativ alle Alarmsignale rechtzeitig in Gang setzen (und damit die Beteiligten wachhalten); sie kann aber auch in Kombination mit der strukturell bedingten anwaltlichen Fehlerfurcht Nervositätsfehler oder die komplette Unterlassung eines Versuchs begünstigen – und damit geradewegs zum Scheitern führen.

Wo ein Fehler nicht definiert ist, kann auch keiner gemacht werden.

War das wirklich ein Fehler? Dann müssten wir einschreiten. Oder war es doch nur dessen harmloses Alltagspendant Missverständnis, Irrtum oder der berühmte Griff ins Klo?
Die einen sagen so, die anderen so:

Was ist ein Fehler?

• Ist ein vierseitiger Schriftsatz mit einem Kommafehler “fehlerfrei”?
• Ist es nicht eher grandios (und keineswegs ein Fehler), wenn die Assistentin die Daten des neuen Mandanten aufnimmt, obwohl das sonst ihr durch Mikromanagement infizierter Chef macht?
• Wenn der Partner wegen seiner ständigen extremen Zeitnot immer wieder unklar delegiert, wo liegt dann der Ursprungsfehler?
• Und wie viele Fehler folgen daraus?
• Geht es gerade noch als “zulässige Abweichung vom fehlerfreien Soll” durch, wenn einer der Partner nicht-lukrative Mandate annimmt, obwohl sich alle Partner vor Monaten dagegen entschieden hatten?
• Darf in einer Abteilung einer ungestraft etwas falsch machen, wofür ein anderer in einer Abteilung eine Abmahnung kassiert?

Und: Dürfen haftungsträchtige Mandate überhaupt noch angenommen werden?

Fehler bleiben besonders häufig dort unentdeckt, wo sie bestraft werden.

Aus einem Fehler folgt für alle Null-Fehler-Strategen die Suche nach Schuldigen und deren Bestrafung.
Das ist Teil ihres Denksystems – und besonders kontraproduktiv:
Fehlerverursacher ducken sich unter so einem Chef naturgemäß weg – aus Furcht vor Strafe, sozialer Ausgrenzung und geschäftlichem Reputationsverlust.
Auch die Umgebung des Fehlerverursachers traut sich nicht, den Fehler zu melden; schließlich wollen sie selbst ja auch nicht eines Tages “verpetzt” werden.
Dadurch entstehen in der Umgebung weitere Fehler, darunter sogar solche, die den Erstfehler ungebremst wiederholen.

• Wo Imageverluste, Abmahnungen oder gar Kündigungen die Folgen von Fehlern sind, werden Fehler bestmöglich vertuscht.

Wer Fehler aufbauscht, verharmlost oder vertuscht, begeht Fehler.

Dumm gelaufen?
Was dumm gelaufen ist, ohne ein Fehler zu sein, hat zu Recht versöhnlich klingende Namen wie Missverständnis, Flüchtigkeitsfehler, Fauxpas, Patzer, Missgriff, Schnitzer, Versehen, Inkorrektheit, Lapsus, Unzulänglichkeit, Mangel (nicht rechtl.), Schaden, Defekt, Manko, Macke, Schwäche oder Defizit.

Fehler oder Irrtum?
Ein Fehlerproduzent kann zum Zeitpunkt seiner Entscheidung wissen, dass seine Entscheidung falsch ist
Wer dagegen z.B. einen Irrtum begeht, könne gerade das nicht wissen (sagt Ralf Metz www.me-and-me.ch).
Thomas Edison war demnach – wie viele Erfinder – wohl ein Irrtumsgenie, denn er sagte: “Ich habe nicht versagt. Ich habe nur 10.000 Wege gefunden, die nicht funktionieren.”

Fehlerkommunikation zum Mandanten
Das ist ein Bestandteil des Fehlermanagements in der Anwaltskanzlei
Was ein Kanzleifehler war und dem Mandanten gegenüber als “Missverständnis” verharmlost wurde, löst beim Fehlerproduzenten die zumeist vergebliche Hoffnung aus, über diese Sache könne “Gras wachsen”.

Was gestern noch ungeregelt war, ist heute ein Fehler.

Wenn der viel zitierte “gesunde Menschenverstand” bei der Organisation einer Anwaltskanzlei in Einzelfällen versagt, findet er sich plötzlich in einem BGH-Urteil wieder:
Seit Februar 2022 müssen Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei die mündlichen Anweisungen ihrer Vorgesetzten entweder sofort erledigen oder sofort mit Erledigungsfrist eintragen.

• Der Anwalt muss seitdem diesen Vorgang überwachen, denn: “Gerade mündliche Anweisungen könnten im Fall einer verzögerten Umsetzung leicht in Vergessenheit geraten.” (BGH, Beschluss v. 15.2.2022, VI ZB 37/20)

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