Argumentation für die Digitalisierung

Digitalisierung greift auf nagelneue Technik zurück und hilft dem, der sie klug nutzt, bei einer nagelneuen Marktpositionierung.

• Chancen überwiegen Nachteile, und Mitarbeitende erkennen durch kluge Einwandentgegnung ihre persönlichen Chancen.

Ihre MitarbeiterInnen haben Angst vor der Digitalisierung?

Neurungen machen oft Angst, zumindest Unbehagen.
Das betrifft Kanzleigründer und ihre Mitarbeiter gleichermaßen.
Besonders viele Unsicherheiten gehen mit Neuerungen einher, die “von außen aufgedrückt” scheinen und den eigenen Handlungsspielraum einzugrenzen drohen.

Macht Digitalisierung Ihre Mitarbeitenden wirklich überflüssig?
Hier folgen Strategien zu Einwandvorwegnahme und Mitarbeitermotivation:

• Ängste offen ansprechen: Die gefühlte oder sogar ausgesprochene Angst der Mitarbeitenden ist ein Zeichen ihrer Motivation. Sie wollen in der Kanzlei bleiben, eine tragende Rolle spielen, ihre Arbeit gut machen – und sehen all das gefährdet.
• Das „Warum“ erklären: Erläutern Sie den Sinn hinter der Veränderung. Zeigen Sie auf, dass die Tools Routineaufgaben abnehmen, damit mehr Zeit für die spannende, beratende Arbeit bleibt.
• Ängste ernst nehmen: Sprechen Sie offen über die Sorge vor Jobverlust durch KI oder Überforderung durch neue Software. Versichern Sie Ihrem Team, dass die Tools Arbeitsplätze sichern und erleichtern.
• Frühzeitig einbinden: Lassen Sie Mitarbeiter die Software vor dem Kauf mitgestalten oder testen. Wer mitentscheiden darf, blockiert die Einführung später nicht.
• Erfolge sichtbar machen: Feiern Sie erste Meilensteine. Zeigen Sie dem Team positive Google-Bewertungen oder begeistertes Mandantenfeedback, das durch die neuen Prozesse entstanden ist.
• Fehlerkultur etablieren: Nehmen Sie den Druck heraus. Kommunizieren Sie klar, dass in den ersten Wochen Fehler bei der Nutzung neuer Tools passieren dürfen und völlig normal sind.
• Zeit für Schulungen blocken: Erwarten Sie nicht, dass Mitarbeiter die neue Software „nebenbei“ im stressigen Kanzleialltag lernen. Reservieren Sie dafür feste, mandantenfreie Arbeitszeiten.

Argumentation: Weg von oder Hin zu?

Diese beiden grundlegend unterschiedlichen Perspektiven zeigen, wie der Kanzleiinhaber in Bezug auf das Thema Digitalisierung selbst “tickt”:

• Die “Weg-von” – Argumentation
  “Wir müssen mit der Zeit gehen, sonst gehen wir mit der Zeit.”
  Diese rückwärts- und problemfokussierte Argumentation ist wenig hilfreich:
  Wer den Prozess der Digitalisierung mit der Pflicht begründet, mitzuhalten und dem Wettbewerb “ein Schnippchen zu schlagen”, argumentiert passiv und orientiert an Mitbewerbern und dem “Markt”.
• Die “Hin-zu” – Argumentation
  “Wir haben jetzt ganz neue Möglichkeiten, die Kanzlei in die Zukunft zu führen”.
  Diese vorwärts- und lösungsfokussierte Argumentation macht Mitarbeitende selbstbewusst und triggert ihre Selbständigkeit.
  Wer den Prozess der Digitalisierung mit der nagelneuen Chance begründet, die Kanzlei am Markt deutlich vor dem Wettbewerb zu positionieren, argumentiert aktiv und orientiert an eigenen neuen Entwicklungen und einem neuen Teamgefühl.

Schulungen niedrigschwellig gestalten

Lassen Sie die MitarbeiterInnen sammeln, welche Teile der Organisation besser als bislang laufen müssen.
Das wissen sie aus jahrelanger Zeitverschwendung durch schlecht laufende Software, persönliche Animositäten und inkonsistentes Führungs- und Organisationsverhalten ihrer Vorgesetzten.
Eine dreistündige „Digitalisierungsschulung“ kann Angst bereits nehmen, sofern sie durch Mitarbeiter inhaltlich geplant wird:

• „Was kann dieses Tool konkret?“
• „Was darf ich damit nicht machen?“
• „Wie erkenne ich Fehler?“
• „Welche Daten darf ich eingeben?“
• „Wie spare ich damit im Alltag 20 Minuten?“

“Fehler sind ausdrücklich erwünscht.”
Wenn Mitarbeiter glauben, dass sie bei einem neuen digitalen Werkzeug keine Fehler machen dürfen, werden sie die unbefangene Beschäftigung mit dem neuen Tool vermeiden.
Auch Testläufe und Eingabeversuche werden minimiert.Daraus folgt:

• Lern- und Testphasen erfordern Fragen und erlauben Fehlversuche ausdrücklich.

Argumentationshilfe für kritische Mitarbeiter

Kritik im Team ist normal und oft ein Zeichen von Unsicherheit.
Mitarbeitende kritisieren den Einsatz von Digitalisierungstools – immer aus subjektiv gutem Grund.
Reagieren Sie sachlich, verständnisvoll und lösungsorientiert, z.B. so:

Copyright Tabelle: Flick, Glocke, Schaumburg

Konkrete Anreize im Kanzleialltag

• Entlastungs-Versprechen: Versprechen Sie dem Team messbare Entlastung (z. B. „Wenn das Onboarding-Tool läuft, fällt die lästige manuelle Dateneingabe für jeden von euch komplett weg“).
• Veränderungs-Champions: Belohnen Sie Mitarbeiter, die sich besonders in die neuen Tools einarbeiten, mit Sonderaufgaben, Budgetverantwortung für IT oder Weiterbildungen.
• Incentives für Feedback-Ziele: Verknüpfen Sie Teamevents oder kleine Boni an das Erreichen von Kanzleizielen, wie zum Beispiel dem Erreichen einer bestimmten Anzahl von Fünf-Sterne-Bewertungen

Lösung: Das Kanzleimeeting soll Ängste durch Zuversicht ersetzen.

Ziel: Das Team emotional mitnehmen, den Nutzen der Digitalisierung verdeutlichen und Ängste nehmen.

Teil 1: Die Einleitung & Das „Warum“ (10 Min)

• Einstieg: Starten Sie mit einem Lob für die aktuelle Arbeit.
• Das Problem benennen: Zeigen Sie auf, wo die Kanzlei aktuell an Grenzen stößt (z. B. „Wir verbringen zu viel Zeit mit Datenabtippen und Telefonaten für Termine – Zeit, die uns für die Mandanten fehlt“).
• Die Vision: Erklären Sie das Ziel: Eine moderne Kanzlei mit begeisterten Mandanten und einem entlasteten Team.

Teil 2: Die Vorstellung der Lösungen (15 Min)

• Konkrete Tools zeigen: Präsentieren Sie kurz die neuen Werkzeuge (z. B. Online-Terminplaner, Mandantenportal).
• Live-Demo statt Theorie: Zeigen Sie in einer kurzen 3-Minuten-Demo, wie einfach das Tool für den Mitarbeiter und den Mandanten ist. Focus auf die Zeitersparnis.

Teil 3: Die Roadmap & Die Spielregeln (15 Min)

• Kein Stress-Versprechen: Stellen Sie klar, dass nicht alles ab morgen perfekt laufen muss.
• Phasenplan vorstellen: „Monat 1: Nur Tool A testen. Monat 2: Einführung von Tool B.“
• Ressourcen zusichern: Kündigen Sie feste, mandantenfreie Schulungszeiten für das Team an. Stellen Sie die internen Ansprechpartner (Key-User) vor.

Teil 4: Fragen & Abschluss (15 Min)

• Offene Fragerunde: Raum für Bedenken geben. Jede Frage ist erlaubt.
• Abschluss-Appell: Mit Optimismus enden. „Wir gehen diesen Schritt gemeinsam, um uns den Rücken für die eigentliche juristische Arbeit freizuhalten.“

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