Suchen Sie hier Ihr Stichwort:

Zeitnot ist kein Betriebsunfall.

Herkömmliches Zeitmanagement hilft bekanntlich, bestehende Aufgaben zu ordnen und dadurch Zeitnot in den Griff zu kriegen.

Chronologische Verzweiflung
Mehr oder weniger emsig werden Minuten gezählt, Wochenpläne erstellt und ABC-Analysen ausprobiert.
Dieses Vorgehen ist in einer Anwaltskanzlei deplatziert; sein Erfolg ist dort eine Illusion.

Strategisches Zeitmanagment hilft.
Geeignet sind dagegen alle Priorisierungsmaßnahmen, die vor dem Mandatseingang ansetzen.

• In meinem Interview mit LTO erläutere ich Details.

1. Effektives Zeitmanagement in der Anwaltskanzlei

Es ist kein Wunder: Anwälte ärgern sich über die ganze Zeit, die sie mit dem Ausfüllen von Zeitplänen vergeuden, um dann festzustellen: Ich bin immer noch nicht Boss über mein Zeit!
Ständig kommt etwas dazwischen, und B-Aufgaben beanspruchen meine ganze Aufmerksamkeit!
Eine neue Lösung für dieses alte Problem verspricht mein Aufsatz “Zeitmanagement“.

2. Denken und planen Sie “chronologisch” oder “kairotisch”? Und was hat Zeus damit zu tun?

Chronos ist Vater des Zeus, Kairos ist der Sohn des Zeus.
 Opa und Enkel repräsentieren – mit der starken Symbolik von „Chronos und Kairos“ – unsere heute noch gültigen, entgegen gesetzten Sichten auf das Phänomen „Zeit“:

Effektivität oder Effizienz?

Ein effektiver Zeitnutzer setzt VOR der Aufgabe an, die geschafft werden muss, ein effizienter setzt BEI der Aufgabe an.
Der effektive Zeitnutzer geht nicht chronologisch vor, sondern “kairotisch”.
Er fragt also nicht: „Wie lange dauert die Reise?“ sondern „Ist die Reise notwendig?“
Erkenntnis: Die Vorgeschichte einer Aufgabe schafft das eigentliche Zeitproblem.

4. Werte statt Minuten

Effektives Zeitmanagement definiert sich durch Werte, nicht durch Minuten.
Die Frage lautet also nicht: „Wie lange dauert die Reise?“ sondern „Ist die Reise notwendig?“

Effektives Zeitmanagement ist Prophylaxe.
Zeitmanagement setzt VOR jenem Event an, das angeblich „Zeit vergeudet“ und „gestrafft“ werden muss.
Anwaltliche Entscheidungen in der Vorgeschichte des Events schaffen in der Regel das eigentliche Zeitproblem.

• Beispiel: Wer seinen Mandanten den Weg in die Sprechstunde einmal ohne Termin erlaubt, wird weitere solcher Ansinnen nur mühsam abwehren können.

5. Strategie statt Chronologie

Ein Vertrauensverhältnis zu neuen Mandanten zu erwirtschaften, ist die Basis der Akquise.
Im Erstgespräch oder eben auch im Smalltalk gelingt das in manchen Fällen schon beim ersten Satz, in anderen Fällen erst beim ersten Schriftsatz. Egal wie lange: Diese Zeit ist es WERT.

Zeitvergeudung durch fehlende Führung
Dagegen wird ein Anwalt, der Rückrufe nicht wie versprochen erledigt oder unhaltbare Versprechen an seinen Mandanten abgibt (“Donnerstag erhalten Sie unseren schriftsatz”), viel teure Zeit vergeuden: leider nicht nur seine, sondern auch die der Assistentin und des Mandanten.

• Ein kluger Anwalt wird also bei jeder Entscheidung fragen: „Dient es meiner Strategie?“
• Wer keine Strategie eingerichtet hat, braucht weder ABC-Analyse noch Zeitmanagement.

6. Gleichrangigkeit statt Einsparpotenziale beachten

Nur gleichrangige Tätigkeiten können gleichrangig abgekürzt werden:

Werthaltiges verdient Zeit ohne Limit
Abzuarbeitendes verdient – außer objektiven Fristen – keine unlimitierte Zeit, weil es das Geschäft nicht weiterbringt.
Wer dagegen Werthaltiges wie Akquisegespräche, das Mittagessen mit dem Multiplikator oder das Kritikgespräch mit dem Mitarbeiter „aus Prinzip“ abkürzt, schadet der eigenen Strategie.

• Wer die Zeit für Aktenbearbeitung, für nicht fristgebundene Schriftsätze und für Kanzleiorganisation – z.B. durch Delegation – NICHT abkürzt, schadet seiner Strategie ebenfalls.

7. Glaubenssätze schaffen Zeitnot

Der Zusammenhang zwischen Zeitnot und eigenem Denken bleibt oft unerwähnt.

Gedanken über Aufgaben (nicht die Aufgaben selbst) schaffen Zeitnot.
Nicht die Anhäufung von Aufgaben verursacht Zeitnot, sondern allein die Gedanken, die die Aufgabenhäufung beim Probleminhaber auslösen.
Wer als Anwalt über Fristsachen denkt, sie könnten bis zum Tag des Ablaufs unbearbeitet bleiben, bringt sein gesamtes Backoffice und sich selbst in größte Zeitnot.
Alle müssen alles verschieben, nur weil „noch eine Fristsache dazwischenkommt“? Das ist respektlos gegenüber Arbeitsabläufen im Backoffice.

Gefühlte Fristen als Zeitnot-Verursacher
Und wer denkt, er müsse die „gefühlten Fristen“ mancher Mandanten sklavisch einhalten, bewirkt zusätzlich noch das Gefühl eigener Defensive.

“Der Mandant wandert ab”
Der Glaubenssatz „Der Mandant wandert ab“, wenn ich seine Vorgaben nicht einhalte, zeigt zweierlei:

• 1. Ich bin nicht der „Boss im Schloss“.
• 2. Ich gefährde mein Image, denn ich weigere mich aus Angst, mit dem Mandanten realistische Vorgehensweisen verbindlich zu vereinbaren.

8. Rezension: „Zeitmanagement für Juristen“ (2016)

Dr. Jochen Theurer, selbst Anwalt, beschreibt in seinem Buch erfolgreiche und erprobte Strategien von Arbeitsorganisation und  Zeitmanagement.
Endlich ein Ratgeber, der Werte ordnet statt Minuten – und der das anwaltliche Denken (und nicht das Event von Außen) als hauptsächlichen Zeitdieb enttarnt.
Erfahren Sie mehr in meiner Rezension im Beck-Shop: