Die ABC-Analyse in der Anwaltskanzlei

Alle Aufgaben des Tages für eine Person sind durch diese Person unterteilbar in wichtige, unwichtige, dringliche – oder Müll.
Sparen Sie viel Zeit und Energie durch eine sachorientierte Ordnung der Dinge um Sie herum.

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Zeitmanagement in der Anwaltskanzlei

Was braucht eine gute Kanzleikultur von A – Z?

Einige der Bausteine von A bis Z (Viel mehr weiter unten):

A – Akzeptanz: Wo Kanzleiführung nicht akzeptiert wird, drohen Fluktuation und Krankenstand.
B – Branding: Die Kultur nach außen sichtbar machen und als Alleinstellungsmerkmal im Markt nutzen.
C – Compliance: Einhaltung von Gesetzen, internen Regeln und berufsrechtlichen Pflichten als Selbstverständlichkeit.
D – Digitalisierung: Offenheit für neue Software, papierloses Arbeiten und digitale Kommunikation.
E – Entscheidungsprozesse: Transparente oder klare Wege, wie Entscheidungen in der Kanzlei getroffen werden.
F – Fehlerkultur: Offener Umgang mit Fehlern, um gemeinsam zu lernen, statt Schuldige zu suchen.
G – Governance = Führung : Chefs, die Werte vorleben (“Top-down”-Prinzip), statt nur Anweisungen zu geben.
H – Hierarchie: Flache Strukturen für schnellen Austausch oder klare Abstufungen bei großen Einheiten.
I – Identität: Ein gemeinsames Wir-Gefühl, das alle Mitarbeiter stolz macht, für diese Kanzlei zu arbeiten.
J – Jural Leadership: Spezielle Führungskompetenzen für Anwälte zur Teambetreuung.
K – Kommunikation: Ehrlicher, schneller und konstruktiver Austausch im Team und mit Mandanten.
L – Leitsätze: Formulierte Kanzleifragen, Werte und Ziele, an denen sich das tägliche Handeln orientiert.
M – Mandantenfokus: Den Mandanten und dessen Bedürfnisse in den Mittelpunkt des Handelns stellen.
N – Nachfolgeplanung: Rechtzeitiges Übergeben von Mandaten und Partnerstrukturen an die nächste Generation.
O – Onboarding: Gutes Einbinden neuer Mitarbeiter, damit sie die Kultur vom ersten Tag an erleben.
P – Pro-Aktivität: Die Entscheidung, allen Beschwerden und Bedrohungen zuvor zu kommen
Q – Qualität: Hoher Anspruch an die juristische Arbeit und den Service am Mandanten.
R – Recruiting: Gezielte Suche nach Köpfen, die fachlich und menschlich in das Team passen.
S – Spezialisierung: Klare Ausrichtung auf Rechtsgebiete, die zur Identität der Kanzlei passen.
U – Umfeld: Ein modernes, angenehmes Arbeitsklima und eine ansprechende Kanzlerausstattung.
V – Vielfalt (Diversity): Verschiedene Perspektiven und Hintergründe im Team als Stärke begreifen.
W – Weiterbildung: Regelmäßiges Lernen und juristisches Coaching für alle Berufsgruppen in der Kanzlei.
X – X-Faktor: Das besondere Etwas, das die Kanzlei einzigartig und sympathisch macht.
Y – Youth (Nachwuchsförderung): Junge Talente gezielt fördern und an die Kanzlei binden.
Z – Zeitmanagement: Ein effektives Zeitmanagement beginnt in Kanzleien, BEVOR das Mandat angenommen wurde

Details:

Zeit vergeht nicht, sie entsteht.

Zeit entsteht, wenn man sich selbst richtig organisiert.

Die ABC-Analyse in der Anwaltskanzlei hilft dabei.
Sie ist ein Organisations- und Zeitmanagementintrument und ordnet tägliche Arbeitsaufkommen nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Müll.

ABC-Analyse als Teil des Selbstmanagements

Die hier besprochene ABC-Analyse wurde erstmals von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric, im Jahr 1951 in seinem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies“ beschrieben.
Schon damals hatte Dickie das erklärte Ziel, den Fokus auf das Wesentliche durch eine Strukturierung anstehender Aufgaben zu ermöglichen.

Die ABC-Analyse ist bekannt als “Eisenhower-Prinzip”
US-Präsident Dwight D. Eisenhower sagte 1954 „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“
Die heute bekannte Matrix-Darstellung wurde jedoch erst später, unter anderem durch Stephen Covey (1989), als Werkzeug popularisiert.

Die ABC-Analyse wird in der Regel unter Zeitmanagement gefasst. Besser aufgehoben ist sie allerdings im Selbstmanagement, da niemand Zeit managen kann, jeder aber seinen Umgang mit ihr.

Zeitverlauf und Selbstwahrnehmung

Wie lange doch ein schlechter Kinofilm dauern kann und schnell die Zeit beim guten Sex vergeht!
Zeitwahrnehmung hängt nicht mit der objektiven Uhrzeit sondern mit der subjektiven Einstellung zu Aktionen zusammen.

Zeit ist immer

objektiv im Ablauf:
Sie vergeht objektiv immer in demselben Tempo und ist unabhängig von individuellen Wünschen, Plänen oder Vorstellungen, und jeder hat genau gleich viel davon, nämlich 1.440 Minuten pro Tag.
subjektiv im Verlauf:
Sie vergeht subjektiv immer in unterschiedlichem Tempo und ist abhängig von Stimmungen, Rollen, Biorhythmus, Passion, Überforderung, Umgebung, Vorerfahrungen, Interessen, Gesundheit oder Auftraggeber.

Wichtig, dringlich, unwichtig oder Müll?

Arbeitsatmosphäre, Arbeitszufriedenheit und sogar Arbeitsplätze sind in Gefahr, wenn Vorgesetzte oder ihre Mitarbeiter sich ständig in Zeit- und Organisationsnot begeben. Ihnen hilft die ABC-Analyse.

Grundthese der ABC-Analyse
Alle Aufgaben des Tages für eine Person sind durch diese Person unterteilbar in wichtige, unwichtige, dringliche – oder Müll.
Das Schema sieht so aus:

Die ABC-Analyse hat Vor- und Nachteile

Das klassische Zeitmanagement scheitert in Anwaltskanzleien, da es sich auch auf die ABC-Analyse verlässt:
Dieses Instrument ist lediglich geeignet, bereits anwesende Aufgaben zu ordnen.
Als strategisches Mittel (Mandate ablehnen oder annehmen) versagt die ABC-Analyse.

Vorteile und Nachteile der ABC-Analyse in der Gegenüberstellung:

Punktuell geeignet
Als Arbeitsorganisations-Instrument ist die ABC-Analyse für bereits anwesende Aufgaben gut geeignet, und zwar sowohl für Visuelle, Auditive und Kinästheten als auch für linkshirnige Fakten-Analytiker und für rechtshirnige Orga-Chaoten (Hemisphärentheorie).

Strategisch ungeeignet
Die ABC-Analyse greift erst, wenn das Mandat bereits in der Kanzlei ist.
Die ABC-Analyse sagt daher nichts über die massive Zeitvergeudung aus, die durch die Annahme unpassender Mandate entsteht.
Dieser strategische Ansatz fehlt vollständig.

Für die erfolgreiche ABC-Analyse ist ein Referenzrahmen nötig.

Im Alltag türmen sich täglich Aufgaben, die sich – jedenfalls für Menschen ohne kleinschrittiges Ziel – alle gleichrangig anfühlen können.
Typisch in Kanzleien ist diese Situation:

Rechtsanwalt W. muss zwei Schriftsätze ohne Gerichtsfrist anfertigen.
Vielleicht fragt er sich gar nicht, mit welchem er beginnen soll. Falls doch, findet er oft keine Anrtworten, z.B. auf diese Fragen:

Kommt der Schriftsatz von Mandant X zuerst dran? Oder doch der von Mandant Y?
Kommt der zuerst dran, der am meisten gedrängelt hatte?
Oder der mit dem höchsten Honorar?
Oder generell der Neumandant?
Oder der mit dem nagelneuen Rechtsgebiet?
Oder der, mit dem ich mich am besten verstehe?
Oder gar der, dessen Fall mich zu meinem eigentlichen Zielmandanten führt?

Was ist ein Referenzrahmen?
Wer gleichrangige Aufgaben effizient unterteilen möchte, benötigt einen Referenzrahmen, durch den Unwichtiges von Wichtigem überhaupt unterscheidbar wird.
Ein solcher Referenzrahmen entsteht durch

ein Tagesziel: Durch ein konkretes, täglich neu gesetztes – und ggfs. den Mitarbeitern kommuniziertes – organisatorisches Ziel wissen Anwälte und Assistenz: Mandant X hat sein 7. Mandat bei uns; heute wird sein Mandat vorgezogen und kommt direkt nach den Fristsachen (Alle Fristsachen sind A-Aufgaben) dran. Tipp: Wenige Minuten Arbeitsbesprechung jeden Morgen.
ein konkretes, großes, nicht veränderbares Kanzleiziel: Wir sprechen durch unsere neue Webseite die Zielgruppe X an. Alle Anfragen dieser Zielklientel werden generell zuerst – also direkt nach den Fristsachen – bearbeitet.

Rangfolge und Reihenfolge der Arbeiten

Durch die ABC-Analyse sind Rang- und Reihenfolge von Arbeiten bestimmbar: Die Rangfolge der Arbeiten bestimmt dabei deren Reihenfolge:

Wichtigkeit = Rangfolge: Die Wichtigkeit der Aufgabe für das Endergebnis (Akquise, Konto, Reputation) entspricht der Qualität der Aufgabe und bestimmt deren Rangfolge.

Dringlichkeit = Reihenfolge: Die Reihenfolge der Aufgaben richtet sich nach ihrer Wichtigkeit, zeigt deren Chronologie und damit deren zeitliche Dringlichkeit – verglichen mit anderen gleichrangigen Aufgaben.

Beispiel: Ein Anwalt nutzt die ABC-Analyse

Ein Anwalt hat eine A-Aufgabe vor sich (Neuen Vortrag entwickeln für Dienstag) und mehrere B-Aufgaben (Schriftsätze ohne Gerichtsfrist erarbeiten).
Aus der ABC-Analyse ergibt sich, dass alle Aufgaben, die sowohl dringlich (Zeit) als auch wichtig (Priorität) sind, seine A-Aufgaben sind; für ihn ist das an diesem Tag der Vortrag.

Aus A-Aufgaben sollte er nichts Inhaltliches delegieren:
Geübte Assistenten erstellen die Folien und natürlich kann ein erfahrener Anwalt, der den Vortrag nicht hält, die inhaltliche Struktur des Vortrags erstellen.
Akquisitorische Funktion (und da beginnt die A-Aufgabe erst) entsteht jedoch erst durch das Anpassen des Vortrags auf den genauen, konkreten Bedarf des Publikums, insbesondere auf passende konkrete Beispiele, die dem Erfahrungshorizont der Zuhörer entsprechen.

Was ist mit den beiden Schriftsätzen?
Schriftsätze ohne Gerichtsfrist sind B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringlich).
Die erledigt, verschiebt oder delegiert der Anwalt – zumindest in Teilen – an Mitarbeiter (Vorchecking einer Akte, Schriftsatz entwerfen, Rechercheaufgaben durchführen, passende Urteile einfügen und Textbausteine einsetzen bei gleichartigen Anspruchsschreiben, Letzteres auch durch Nichtjuristen).

Was ist mit C-Aufgaben?
Wenn eine unwichtige Aufgabe dringlich ist, wird sie komplett delegiert (einer Vortrags-Einladung zustimmen, Geburtstagsblumenstrauß für Kollegen beschaffen, Interpunktion in einem Schriftsatz kontrollieren, ein zeitlich beschränktes Sonderangebot für Kopierpapier annehmen):

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist ein anderer Name für die 80/20-Regel.

Bei richtiger Priorisierung lassen sich – so stellte Pareto fest – mit nur 20 % aller Bemühungen und in nur 20 % der vorhandenen Zeit schon 80 % der Arbeit erledigen.
Ein Nicht-Priorisierer dagegen ackert und ackert 80 % seines Tages und hat abends nur 20 % fertig.
Diese Verbindung zwischen Selbst-, Zeit- und Ressourcenmanagement sowie die relativ einfache Übertragung in den Arbeitsalltag machten das Pareto-Prinzip weltberühmt.

Fazit: Verwenden Sie 20 % Ihrer täglichen Netto-Arbeitszeit auf A-Aufgaben, also Fristsachen (am Tag des Eingangs verfügen), Mitarbeiterführung und alles, was zur Akquise gehört.