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Gäste-Empfang: Regeln, Rollen und Rituale

Reputation einer Anwaltskanzlei und Wohlfühlszenarien für den Besucher der Anwaltskanzlei hängen eng zusammen.
Im Augenblick des Erstkontakts entscheidet sich für den Gast: Werde ich wertgeschätzt?
Falls ja: Das tratscht er weiter 🙂

the green blog 22

Kanzleiempfang – Vom Parkplatz zum Sitzplatz und zurück…

Bei der Übersendung einer Anfahrtskizze per mail fängt sie an, die hindernisfreie Kommunikation der Kanzlei gegenüber ihren Gästen.
Der eingangsnahe Parkplatz mit seiner exklusiv unmissverständlichen Richtungsweisung – auch im Fahrstuhl! – folgt.

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Die Rolle der Empfangsassistentin ist die des Zeremonienmeisters!

Der erste Kontakt zur herzlichen, kommunikationsstarken Empfangsassistentin bleibt allen im Gedächtnis.
Ebenso wie der Abschied aus dem Haus des Gastgebers.
Werden ihm Schirm, small-talk, Ausfahrtticket und Begleitung bis zu Garderobe und Fahrstuhl geboten?
Wird er auch beim Rückweg mit dem korrekten Namen angesprochen?
Hat die Assistentin einen Stadtplan der Stadt und einen Überblick über kleine Events / Restauranttipps / Theater etc. parat, falls der Gast die Stadt besichtigen möchte?

Ein guter, respektvoller Empfang wirkt nachhaltig.

Fühlte sich der Gast von der ersten Sekunde an willkommen? Dann wird die anschließende Verhandlung positiv beeinflusst werden.
Wie oft haben schon Gäste dem Chef gegenüber vom Empfangspersonal geschwärmt! Wenn es Chinesen oder Japaner waren, haben sie darüber gar nichts gesagt, denn in ihren Ländern ist spürbarer und von allen gelebter Respekt die selbstverständliche Höflichkeit der Könige und Kaiser!

Hindernisse zeigen Lernbedarf:

Was tun, wenn ein Telefonat zeitgleich mit dem Gast ankommt? Was tun, wenn der Pizzabote neben dem Mandanten steht? Was tun, wenn der Konferenzraum noch nicht bereitet ist?
Was tun, wenn die Gäste Amerikaner, Chinesen, Japaner, Moslems oder – unangekündigt – zu viert sind ?

 

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Johanna Busmann, Hamburg
30 Jahre Anwaltstraining, Strategieberatung und Kanzleicoaching

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