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Delegation in der Anwaltskanzlei

Anwälte delegieren ungern wichtige Aufgaben an andere Profis.
Das hat mit dem Selbstbild eines Anwalts als Vertreter eines Besserwisserberufs zu tun.
Wer für diese Besserwisserei bezahlt wird, muss nicht außerdem noch Chef sein?
Obwohl Vertreter dieser „Freien Berufe“ selbst Unternehmer sind, verhalten sie sich nicht so. 

the green blog 83

Anwälte sind nicht als Führungskräfte von der Uni gekommen.

Sie fallen Mitarbeitern, Mandanten und auch Kollegen unangenehm dadurch auf, dass sie Managementkompetenzen für unwichtiger halten als das Design rechtssicherer Verträge.
Auch untereinander salbadern sie gern von „flachen Hierarchien“.
Komisch: Wer darüber besonders oft spricht, ist meist der Boss.

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Warum soll ich delegieren und das Delegierte kontrollieren? Weil es sich lohnt.

Chef sein heißt auch: Verlässlich delegieren und das Ergebnis kontrollieren

Managementkompetenzen verhindern, dass der Besserwisser in seiner Wissenswerkstatt – unbemerkt von der Öffentlichkeit – vor sich hinwurschtelt und dadurch seine Mitarbeiter zur inneren oder sogar äußeren Kündigung verleitet.
Der „Facharbeiter Anwalt“ stellt Sekretärinnen und angestellte Anwälte gern ein, um rein rein fachliche „Aufgaben abzuarbeiten“ (Fristen notieren, Schriftsätze entwerfen etc.)“. Sie zahlen Gehälter, damit „die Sache erledigt“ wird und werfen dadurch viel Geld aus dem Fenster!

Delegation fördert und fordert Mitarbeiter

Wer das Instrument der Delegation erlernt, ausprobiert und verfeinert hat, schwärmt. Wer regelmäßig delegiert,

  • wird entlastet
  • spart Zeit
  • nutzt Fähigkeiten seiner Mitarbeiter
  • erweitert Fähigkeiten seiner Mitarbeiter
  • gewinnt Vertrauen seiner Mitarbeiter
  • wird als Vertrauensperson anerkannt
  • gewöhnt sich Disziplin an
  • wirkt als Chef sicher J
  • hört auf, Einzelkämpfer zu sein
  • übt das „Loslassen“
  • rückt „Führung“ in der Vorder- und Sachbearbeitung in den Hintergrund
  • lächelt über seinen früheren „Primadonnenstatus“ J
  • festigt die eigene Stellung in der Kanzlei
  • kriegt seine Angst vor Fehlern im Griff
  • kriegt seine Angst vor „Abhängigkeit von anderen“ im Griff
  • kontrolliert die Ergebnisse
  • richtet die „Bringeschuld“ der Mitarbeiter ein
  • holt stets feed-back ein von den Mitarbeitern und
  • macht dadurch weitere Verbesserungen des Ablaufs möglich
  • ergreift Maßnahmen gegen „Rückdelegation“

 

Acht Grundregeln für richtiges Delegieren:

„What you give is what you get“!
Haben Sie Ihre eigenen Aufgaben, Arbeitsmenge, -stil, -methodik und vor allem Ihre Arbeitszeit übersichtlich strukturiert? Nur dann können Sie glaubhaft und systematisch delegieren.

Verantwortung dezentralisieren!
Ihre Mitarbeiter sollen in diesem Jahr erstmals ihre eigenen Urlaubspläne erstellen? Machen Sie einen verantwortlich! Geben Sie ihm Zeiten und inhaltliche Vorgaben vor! Zwingen Sie ihn zur Eigeninitiative! Veranlassen Sie Zwischenmeldungen! Stellen Sie ihn für solche „Managementaufgaben“ von allen üblichen Büroarbeiten frei! Loben Sie jeden Zwischenschritt, vor allem jede rechtzeitige Benennung eines Problems!

Kompetenzen aller Beteiligten optimal nutzen
Ihre Auszubildende ist eine 19-jährige, zweisprachige Italienerin? Lassen Sie sie einen Vertrag übersetzen! Welche Ihrer Mitarbeiterinnen ist gut im Organisieren? Welche kann gut mit Mitarbeiter? Haben Sie Ihre Plaudertaschen am Empfangstelefon und Ihre gewissenhaften Aktenwühler in der Buchführung? Wer kann gut verhandeln? Der leitet den Einkauf! Fachliche und persönliche Qualifikationen sind dem Chef oft unbekannt! Fragen Sie danach im „jour fixe“!

Kompetenzen der Mitarbeiter ständig weiterentwickeln
Welcher Mitarbeiter will was lernen? Ist einer sprachbegabt? Geben Sie ihm einen Englischkurs (den er natürlich selbst auswählen muss), nicht nur ihre faktisch erbrachten Leistungen, berücksichtigt werden.

Klare und differenzierte Aufträge geben
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig und ausreichend! Fristsachen „auf die Schnelle“ dem Mitarbeiter auf den Tisch zu werfen, ist das Gegenteil von Delegation. Das ist ein Offenbarungseid in Sachen Büroorganisaton.

Kongruenzgebot beachten
Weiß der Mitarbeiter, wer er in dieser Aufgabe ist (Rolle)? Versteht der Mitarbeiter den höheren Grund seiner Tätigkeit? (Werte, Motivation)? Kann der Mitarbeiter das, was er tun soll (Fähigkeiten)? Weiß er, was er genau tun soll (Tätigkeiten)? Weiß er, bis wann genau und mit wessen Hilfe? (Umgebung)? Gewähren Sie zeitliche und organisatorische Freiräume!

Rückmeldungen als Bringeschuld organisieren
Delegation zieht eine Bringeschuld der Mitarbeiter nach sich.
Das heißt: Niemals laufen Sie der Kontrolle delegierten Materials hinterher.
Vereinbaren Sie Meldungen zum Stand der Aufgabe und zu ihrer Erledigung mit festen Zeiten, zu denen der Mitarbeiter das (Zwischen-) Ergebnis zeigen muss.

Fehlertoleranz erhöhen
Erlauben Sie Fehler (haftungsrelevante ausgenommen!) unter der Voraussetzung, dass sie nur einmal vorkommen, sofort dem Chef bekannt gegeben und durch den Mitarbeiter (Vorschlagspflicht) gelöst werden.

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Anwaltssprachen nerven Mandanten

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Dieses alphabetische Nachschlagewerk bietet detailreiche Anleitungen zur Optimierung anwaltlicher Akquise. 40 „best practice“ von namentlich genannten Anwälten bereichern das Buch.

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Reputation einer Kanzlei und Besucherempfang in der Anwaltskanzlei hängen eng zusammen. Im Augenblick des Erstkontakts entscheidet sich für den Gast: Werde ich wertgeschätzt?