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Anweisungen in der Mitarbeiterführung der Kanzlei

Früher hatten die Anwälte Anweisungen gehasst, weil sie so folgenreich sind.
Heute lieben sie sie – aus demselben Grund. Sie wissen nämlich jetzt:
Ohne feste, konsistente und allzeit verlässliche Anweisungen versagt jedes Backoffice.

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Anweisungen machen Sinn, wenn

  • die Assistentin die Anweisung ohne Haftungsrisiken ausführen kann
  • alle Anwälte ihre Anweisungen vereinheitlichen
  • alle Anwälte ihre Anweisungen selbst einhalten
  • alle Anweisungen Fortbildungsteilnahmen von ihren MItarbeitern verlangen (nicht wünschen)
  • Anwälte das Ergebnis kontrollieren

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1. Anwälte mögen Anweisungen nicht, weil sie folgenreich sind.

Ihre Assistentin ist dringend angewiesen auf Ihre Anweisungen.
Und das hat nicht erstrangig mit Haftungsfragen zu tun.
Beispiel:
Was genau soll Ihre Assistentin dem Mandanten sagen, wenn  Sie zum dritten Mal „keine Lust“ hatten, diesen Anrufer entgegenzunehmen oder zum vierten Mal nicht zurückgerufen haben?
Satirisch anmutende Scheinlösungen sind noch lange keine Anweisungen, sondern purer Zynismus:

  • „Sagen Sie irgendwas“
  • „Jetzt nicht“
  • „Vertrösten Sie ihn“
  • „Ich habe Ihnen doch gesagt, ich will ihn nicht sprechen“

Keiner dieser Sätze gibt Ihrer Assistenin eine gewisse Sicherheit. Im Gegenteil: Der Subtext sagt: „Werde allein damit fertig“.

2. Die Wahl eines destruktiven Musters beweist die eigene Defensive

Sie wählen hier ein auf die Umgebung destruktiv wirkendes inneres Muster, nämlich die Lust an der Externalisierung eigener Schwäche: Sie agieren eigene  Verfehlungen (hier: Führungs- und Entscheidungs-Unwille) auf dem Rücken Ihrer Assistentin aus.
Muster erkennen Sie daran, dass sie immer wiederkehren, weil sie dem Inhaber vordergründig Entspannung verschaffen.
Durch ein solches Muster machen Sie nicht nur die Assistentin krank und den Mandanten zu einem „schwierigen“ Mandanten, sondern gefährden auch Ihre eigene Integrität und Gesundheit.

3. Anweisungen fehlen häufig in Anwaltskanzleien, weil der Anwalt

  • nicht weiß, welche sicher zu einem Erfolg führen,
  • nicht wie ein autoritärer Hansel dastehen will,
  • fürchtet, sich damit selbst zu beschränken,
  • fürchtet, seine Kollegen nicht „unter einen Hut zu bringen“.

4. Anweisungen fehlen häufig bei diesen Themen:

Abwesenheiten:
Was genau (wörtlich!) soll sie sagen während Ihrer Krankheiten, Urlaube und Verhandlungen? Mit welcher konkreten Lösung? (Einhalten!) Geben Sie täglich äußerst präzise Ihre Abwesenheitszeiten (einhalten!) an die Assistentin weiter.

Durchstellen:
Bieten  Sie Ihr  eine  Liste mit  A-Mandanten, Ehemännern/- frauen, Richtern,  Kindern etc., die durchgestellt werden  dürfen  – und lassen Sie alle Kundengespräche generell ungestört.

Kooperationspartner:
Was  soll  sie  wörtlich  sagen, wenn ein Mandant wegen eines Rechtsgebiets anruft, das Sie nicht selbst vorhalten.
Beispieltext für eine Anweisung: „Privates Baurecht bieten wir in unserer Kanzlei gar nicht an. Deshalb (nicht: „aber“!) arbeiten wir seit x Jahren mit Herrn Dr. Ingo Weißkirch zusammen, einem Fachanwalt auf diesem Gebiet. Darf ich Ihnen die direkte Durchwahl zu seiner Sekretärin Frau Schubert geben?“

Hausaufgaben:
Ihre  Assistentin informiert den Probleminhaber über die Unterlagen, die er zum Erstgespräch mitbringen muss.
Bitte Liste einreichen, damit Ihre Assistentin die Unterlagen korrekt aufzählen kann.

Honoraranfragen:
„Ich möchte mich scheiden lassen; wie teuer ist das bei Ihnen?“
Was soll Ihre Assistentin wörtlich sagen? Welche Lösung darf sie anbieten?

Terminvergabe:
Genaue Anweisungen geben, an die sich alle Anwälte halten: Sollen wir eigenständig die Terminvergabe regeln? Jede Assistentin muss in den Terminkalender ihres Chefs Telefontermine eintragen dürfen. Während der Terminsvergabe im Erstgespräch erfasst die trainierte Assistentin alle Dten des neuen Interessenten und sendet ihm die Vollmacht zu.

Konsistenz:
Alle Anweisungen müssen bei allen Anwälten gleich sein. Assistentinnen können sonst nicht mal fehlerfrei Urlaubsvertretungen machen, geschweige denn durchstellen wie gewünscht.

  • Hausaufgaben: Welche  Papiere  muss  der  Erstmandant zum  Erstgespräch mitbringen? (Liste)
  • A-Mandanten: Wer ist A-Mandant mit welchen Sonderrechten? (Liste)
  • Durchstellen? Sollen wir alle den Kern der Sache erfragen und auf der Rückrufmail vermerken?
  • Datenerfassung: Sollen wir die Daten des Erstanrufers komplett erfragen und in die Kundenkartei eintragen?

5. Vorsicht: Die Folgen dieser Anweisung sind ein sofortiger Kündigungsgrund

Horror-Szenario: Ihre Assistentin hasst es ohnehin, wenn sie zu wenig, gar keine oder inkonsistente (Jeder Anwalt sagt was anderes) Anweisungen erhält. Das Horror-Szenario tritt jedoch ein, wenn sie eine Anweisung erhält („Bitte niemanden durchstellen bis 18 Uhr“), diese dann einhält und dafür anschließend kritisiert  wird: „Sie haben Dr. Berger nicht durchgestellt! Sie wissen doch, dass ich mit ihm Golf spiele“.

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Mandantengewinnung durch Small-Talk

Mandantengewinnung durch Small-Talk ist machbar und lernbar. Kommunikation ist auch hier der Schlüssel und dient immer der Akquise. Einstieg in neue Mandantenbeziehung ist einfach.

Links, Ranking und Suchmaschinen 

Je mehr Kunden, Lieferanten, Kollegen etc. in deren Webseiten, Facebook-Accounts oder Google-Profilen durch einen Link auf Ihre Seite zeigen, desto höher wird  Ihre  Webseite gerankt.

Texte Ihrer Webseite in Blog, Glossar und Seiten

Texte Ihrer Webseite in Blog, Glossar und Seiten Glossare, Blogs, Seitenbeschreibungen, Permalinks und Menü-Unterseiten: Text hat viele Transportmittel und basiert auf Keywords.

Netzwerke intensivieren Kanzleimarketing

Im positivsten Sinne verrückte „Spinner“ spinnen ihre Netze, puschen ihr Netzwerk seit Jahren massiv und helfen dadurch vielen Anwälten bei der Akquise. Netzwerke als Multiplikatoren.

Anwaltscoaching Anwaltsseminar?

Mit einem Seminar hat ein Coaching nichts zu tun. Coaching ist indiziert, wenn „nach innen“ etwas nicht ganz rund läuft und der Probleminhaber das Problem wirklich loswerden möchte (nicht sicher!)

Mandantenbefragung in der Anwaltskanzlei

Mandantenbefragungen in der Anwaltskanzlei sichern Qualität und Reputation. Mandanten wissen am besten, was die Kanzlei künftig optimieren sollte.
Fragen Sie sie nach jedem Mandat!

Rentabilitaet durch Strategien

Rentabilität einer Kanzlei geht auf ihre strategischen Entscheidungen zurück: Kostenquote, Geschäftsmodel, Klassifizierung in A, B und C-Mandanten,  Honorarsystem, Standardisierung

Kanzleiwerbung effizient nutzen

Gute Kanzleiwerbung ist eine Investition mit Rendite, schlechte ist eine Geldverschwendung ohne Profit. Kanzleiwerbung ist teuer, oft unnötig und wirkt nur bei ständiger Wiederholung von Ort / Botschaft.

Beauty Contest / Pitch gewinnen

Disee Königsdisziplin ist der Wettbewerb mehrerer Kanzleien um ein meist zeitlich und finanziell umfängliches Mandat. Im Beauty Contest / Pitch“ zu gewinnen, setzt viel Arbeit voraus.

Todsünden im Mandantengespräch

Ein Mandantengespräch ist eine Einrichtung, in deren Verlauf sich ein Profi und ein Nicht-Profi über etwas unterhalten, was professionell geregelt werden soll und dafür unprofessionellen Input benötigt.

Qualitätserwartung: Mandant und Anwalt

Mandanten beurteilen kommunikative Details der Mandatsbearbeitung. Anwälte bewerten – mangels Empathie – ihre Rechtskenntnisse und deren Einsatz. Beide nennen es Qualität,

Kanzleien und ihre Markt-Reputation

Technische Methoden zur Reputationsgewinnung („early mover advantage“, Radiusarbeit, „track record“, Hebelwirkung und Sprungbrettmandate) und der Wille entscheiden über den Erfolg.

Positive Kanzleikultur einrichten?

Eine positive Kanzleikultur einrichten? Schwierig: Das geht leider nur von oben – und die Partner müssen alles vorleben! Lohnt sich: Kanzleikultur ist für jeden Besucher sofort spürbar.

AdWords: bezahlte Kanzlei-Werbung im Internet

Google AdWords stellt und schafft Bedingungen für eine gute Platzierung in den Trefferlisten. Das hat viele Vorteile. Nachteile entstehen, wenn man reinfällt auf das „Ganz-Einfach-Mantra“.

Honorarinformation in der Webseite

Mandanten und Anwälte haben viele Vorteile durch die öffentliche Honorarinformation. Der Interessent ist orientiert, verringert seine Kontaktfurcht und hat im Live-Erstgespräch keine Einwände.

Gäste-Empfang in der Anwaltskanzlei

Reputation einer Kanzlei und Besucherempfang in der Anwaltskanzlei hängen eng zusammen. Im Augenblick des Erstkontakts entscheidet sich für den Gast: Werde ich wertgeschätzt?