Kanzleimarketing: Anweisungen und Mitarbeiterführung

Anweisungen in der Mitarbeiterführung der Kanzlei

Früher hatten die Anwälte Anweisungen gehasst, weil sie so folgenreich sind.
Heute lieben sie sie – aus demselben Grund. Sie wissen nämlich jetzt:
Ohne feste, konsistente und allzeit verlässliche Anweisungen versagt jedes Backoffice.

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Anweisungen machen Sinn, wenn

die Assistentin die Anweisung ohne Haftungsrisiken ausführen kann
alle Anwälte ihre Anweisungen vereinheitlichen
alle Anwälte ihre Anweisungen selbst einhalten
alle Anweisungen Fortbildungsteilnahmen von ihren MItarbeitern verlangen (nicht wünschen)
Anwälte das Ergebnis kontrollieren

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1. Anwälte mögen Anweisungen nicht, weil sie folgenreich sind.

Ihre Assistentin ist dringend angewiesen auf Ihre Anweisungen.
Und das hat nicht erstrangig mit Haftungsfragen zu tun.
Beispiel:
Was genau soll Ihre Assistentin dem Mandanten sagen, wenn Sie zum dritten Mal „keine Lust“ hatten, diesen Anrufer entgegenzunehmen oder zum vierten Mal nicht zurückgerufen haben?
Satirisch anmutende Scheinlösungen sind noch lange keine Anweisungen, sondern purer Zynismus:

„Sagen Sie irgendwas“
„Jetzt nicht“
„Vertrösten Sie ihn“
„Ich habe Ihnen doch gesagt, ich will ihn nicht sprechen“

Keiner dieser Sätze gibt Ihrer Assistenin eine gewisse Sicherheit. Im Gegenteil: Der Subtext sagt: „Werde allein damit fertig“.

2. Die Wahl eines destruktiven Musters beweist die eigene Defensive

Sie wählen hier ein auf die Umgebung destruktiv wirkendes inneres Muster, nämlich die Lust an der Externalisierung eigener Schwäche: Sie agieren eigene Verfehlungen (hier: Führungs- und Entscheidungs-Unwille) auf dem Rücken Ihrer Assistentin aus.
Muster erkennen Sie daran, dass sie immer wiederkehren, weil sie dem Inhaber vordergründig Entspannung verschaffen.
Durch ein solches Muster machen Sie nicht nur die Assistentin krank und den Mandanten zu einem „schwierigen“ Mandanten, sondern gefährden auch Ihre eigene Integrität und Gesundheit.

3. Anweisungen fehlen häufig in Anwaltskanzleien, weil der Anwalt

nicht weiß, welche sicher zu einem Erfolg führen,
nicht wie ein autoritärer Hansel dastehen will,
fürchtet, sich damit selbst zu beschränken,
fürchtet, seine Kollegen nicht „unter einen Hut zu bringen“.

4. Anweisungen fehlen häufig bei diesen Themen:

Abwesenheiten:
Was genau (wörtlich!) soll sie sagen während Ihrer Krankheiten, Urlaube und Verhandlungen? Mit welcher konkreten Lösung? (Einhalten!) Geben Sie täglich äußerst präzise Ihre Abwesenheitszeiten (einhalten!) an die Assistentin weiter.

Durchstellen:
Bieten Sie Ihr eine Liste mit A-Mandanten, Ehemännern/- frauen, Richtern, Kindern etc., die durchgestellt werden dürfen – und lassen Sie alle Kundengespräche generell ungestört.

Kooperationspartner:
Was soll sie wörtlich sagen, wenn ein Mandant wegen eines Rechtsgebiets anruft, das Sie nicht selbst vorhalten.
Beispieltext für eine Anweisung: „Privates Baurecht bieten wir in unserer Kanzlei gar nicht an. Deshalb (nicht: „aber“!) arbeiten wir seit x Jahren mit Herrn Dr. Ingo Weißkirch zusammen, einem Fachanwalt auf diesem Gebiet. Darf ich Ihnen die direkte Durchwahl zu seiner Sekretärin Frau Schubert geben?“

Hausaufgaben:
Ihre Assistentin informiert den Probleminhaber über die Unterlagen, die er zum Erstgespräch mitbringen muss.
Bitte Liste einreichen, damit Ihre Assistentin die Unterlagen korrekt aufzählen kann.

Honoraranfragen:
„Ich möchte mich scheiden lassen; wie teuer ist das bei Ihnen?“
Was soll Ihre Assistentin wörtlich sagen? Welche Lösung darf sie anbieten?

Terminvergabe:
Genaue Anweisungen geben, an die sich alle Anwälte halten: Sollen wir eigenständig die Terminvergabe regeln? Jede Assistentin muss in den Terminkalender ihres Chefs Telefontermine eintragen dürfen. Während der Terminsvergabe im Erstgespräch erfasst die trainierte Assistentin alle Dten des neuen Interessenten und sendet ihm die Vollmacht zu.

Konsistenz:
Alle Anweisungen müssen bei allen Anwälten gleich sein. Assistentinnen können sonst nicht mal fehlerfrei Urlaubsvertretungen machen, geschweige denn durchstellen wie gewünscht.

Hausaufgaben: Welche Papiere muss der Erstmandant zum Erstgespräch mitbringen? (Liste)
A-Mandanten: Wer ist A-Mandant mit welchen Sonderrechten? (Liste)
Durchstellen? Sollen wir alle den Kern der Sache erfragen und auf der Rückrufmail vermerken?
Datenerfassung: Sollen wir die Daten des Erstanrufers komplett erfragen und in die Kundenkartei eintragen?

5. Vorsicht: Die Folgen dieser Anweisung sind ein sofortiger Kündigungsgrund

Horror-Szenario: Ihre Assistentin hasst es ohnehin, wenn sie zu wenig, gar keine oder inkonsistente (Jeder Anwalt sagt was anderes) Anweisungen erhält. Das Horror-Szenario tritt jedoch ein, wenn sie eine Anweisung erhält („Bitte niemanden durchstellen bis 18 Uhr“), diese dann einhält und dafür anschließend kritisiert wird: „Sie haben Dr. Berger nicht durchgestellt! Sie wissen doch, dass ich mit ihm Golf spiele“.